Практически в любой торговой, производственной или логистической компании возникает задача повышения эффективности деятельности склада. И прежде чем прорабатывать и принимать какие-либо решения, необходимо определить, какой именно сегмент (процесс) требует оптимизации, какие существуют скрытые ресурсы, а также какие методы и технологии могут быть использованы для повышения эффективности.
Для такой первичной идентификации узких мест и потенциала к оптимизации может быть использована специализированная методология аудита работы склада. Цель аудита – выявить факторы неэффективного использования ресурсов, определить недостатки технологических процессов и используемой технологии, а также оценить эффективность топологии и системы управления склада. Базисом для выполнения аудита служит расчет экономических и технологических показателей функционирования склада и сравнение этих показателей со среднеотраслевыми или эталонными. При этом сравнение должно проводиться с показателями в той же отрасли, к которой относится предприятие (например, нефтегазовая отрасль или FMCG). По результатам проведения аудита становится понятно, насколько эффективно работает складское подразделение в настоящее время, и какой существует потенциал для улучшений.
Аудит складского объекта проводится в следующей последовательности:
1. Сбор и верификация исходных данных о работе склада, описание работы складского объекта.
2. Расчет ключевых показателей эффективности (KPI).
3. Сравнение показателей с другими объектами в отрасли и определение отклонений.
4. Выявление причин ухудшения показателей по сравнению с отраслью.
5. Разработка плана действий, включающего решения по повышению эффективности работы склада.
Рис. 1. Последовательность проведения логистического аудита склада
На первом этапе (сбор и верификация данных) необходимо сформировать исходную информационную базу, характеризующую товарный поток компании, используемые ресурсы, данные о точности и своевременности отгрузок, расходный бюджет склада и другие показатели.
На основе подготовленной информации проводится анализ функционирования объекта, экономических показателей и уровня логистического сервиса путем расчета целого ряда метрик, с различных сторон характеризующих уровень текущей эффективности склада. Ниже приведены характеристики KPI, по которым производится оценка.
Рассчитав показатели складского объекта, необходимо понять, насколько эффективно работает складское подразделение. Сделать это возможно путем сравнения полученных показателей с эталонными или средними значениями в вашей отрасли.
Результаты сравнения дают возможность определить, на какие проблемы необходимо обратить внимание в первую очередь, а также позволяют разработать эффективную программу по их решению с привлечением минимально необходимых ресурсов.
Табл. 1. Характеристики ключевых показателей эффективности работы склада.
Чтобы лучше понять, что в действительности позволяет достичь аудит склада, и какую ценность создают его результаты для компании, рассмотрим несколько кейсов.
Кейс № 1. В 2015 г. объем продаж продукции компании «ЮнионФудс» (производство и оптовая продажа продуктов питания) увеличился на 15%, в ближайшие 2 – 3 года планируется аналогичное увеличение. При этом уже в начале 2015 г. компания была вынуждена передать часть продукции (около 30% запасов сырья) на склад логистического оператора, т.к. своих мощностей не хватало. Логистические затраты компании существенно возросли, так как помимо оплаты услуг склада логистического оператора дополнительно оплачивался «автошаттл», который перевозил груз из производственно-складского комплекса компании на склад оператора и обратно. Логистическая схема была организована таким образом, что входящие потоки от поставщиков принимались на собственном производственно-складском комплексе, после чего часть продукции (резервный запас) перевозилась на склад лог оператора, а со склада лог оператора доставлялась продукция по номенклатуре и в объеме, достаточном для обеспечения производства на ближайшие 2 – 3 дня.
По данным системы учета компании, почти 98% мест хранения на складе постоянно заполнены. Именно с этим и было связано решение по передаче части запасов на склад логистического оператора для обеспечения программы по увеличению выпуска и реализации продукции клиентам.
Однако, при проведении аудита было выявлено, что коэффициент использования площади склада составляет 0,23 (то есть 23% занимают стеллажные линии с продукцией, а 77% - проходы, проезды, технологические зоны приемки, отгрузки, административно-бытовые помещения), при этом коэффициент использования грузового объема вообще составил 0,09 (то есть всего 9% из всего объема склада занимает продукция, остальное – воздух).
Эти цифры означают, что склад имеет колоссальный потенциал для увеличения объемов хранения, вопреки сложившемуся к тому времени мнению, что его возможности полностью исчерпаны.
Рис. 2. Заполнение мест хранения на складе «ЮнионФудс».
При этом следует отметить, что данные системы учета компании всё же подтвердились – 98% мест хранения постоянно заняты… Но насколько?! По правилам учетной системы компании место хранения считается занятым, если в нем, например, на стандартном поддоне лежит даже один спичечный коробок.
По результатам проведенного аудита были предложены изменения в конструкциях мест хранения, а также в организации внутренней технологии и топологии склада, что позволило повысить коэффициент использования площади склада до 0,45, а коэффициент использования грузового объема склада – до 0,23, что обеспечило компании возможность полностью отказаться от услуг склада логистического оператора на ближайшие 4,5 года.
Кейс № 2. В 2014 г. штат сотрудников склада ЗАО «Московские поставки» (оптовая продажа FMCG) увеличивался на 5 – 8 человек каждый месяц и к началу 2015 г. составил 130 сотрудников. Акционеры и топ-менеджмент компании были удивлены отчетам складского подразделения за 2014 г., т.к. при том, что объем грузооборота компании относительно 2013 г.
практически не изменился, тем не менее штат сотрудников склада увеличился почти в два раза! Начальник склада оказался в непростой ситуации…
Проведение аудита склада позволило выявить объективные причины для увеличения штатной численности персонала склада. Но в то же время удалось разработать решения, которые позволили сократить количество сотрудников и при этом полностью обеспечить потребности склада в выполнении технологических операций.
К выявленным причинам, которые объективно повлияли на увеличение численности складского персонала относится, в частности, изменение структуры отгрузок – при практически одинаковом объеме отгрузок за 2013 и 2014 годы больше 80% отгрузок в 2014 году осуществлялось покоробочно и поштучно, в то время как в 2013 году почти все отгрузки (97%) были кратны паллете. Трудоемкость поштучной или покоробочной отгрузки 1,5 куб. м. груза объективно в 12 – 15 раз выше, чем отгрузка этого же объема, но целой паллетой. Данное структурное изменение, разумеется, сразу же сказалось на повышении потребности в персонале.
Кроме того, анализ динамики потоков за тот же период показал, что коэффициент неравномерности входящего потока в 2014 г. увеличился в 1,5 раза по сравнению с 2013 г. (см. рис. 3). При этом, если организационная структура склада строится по квалификационному признаку (например, приемщики занимаются только приемкой, а комплектовщики – сбором заказов, и никто из них не переводится на выполнение других работ и участков), то в таком случае коэффициент использования рабочего времени сотрудников склада ведет себя обратно пропорционален коэффициенту неравномерности товаропотоков. Несмотря на кажущуюся сложность этой формулировки, расчеты предельно просты – например, при коэффициенте неравномерности потоков 3, загрузка персонала будет составлять всего 33%.
Рис. 3. Динамика входящего потока ЗАО «Московские поставки» в 2014 г.
Кроме того, по результатам проведения аудита склада ЗАО «Московские поставки» было разработано решение по переходу с индивидуальной комплектации1 на «волновую»2. Данное решение позволило сократить трудоемкость комплектации в 4,5 раза!
Кейс № 3. В 2014 г. количество претензий клиентов ЗАО «ТехноЛайн» увеличилось в 1,9 раза и составило около 4% от всех отгружаемых заказов. Для бизнеса компании этот фактор стал особенно чувствительным, так как часть клиентов снизила объем закупок, перейдя к другим поставщикам или отказалась от поставок полностью.
В результате проведения логистического экспресс-аудита были определены основные причины, влияющие на качество (точность) формирования заказов на складе. Одной из ключевых причин, влияющих на качество комплектации заказов, стала неэффективная
технология идентификации (см. рис. 4). Во первых, на складе использовалось несколько типов идентификационных меток – от упаковочного листа со штрихкодом (при этом сканеров или терминалов сбора данных на складе не было!), который при этом мог быть еще и расположен за 3-5 слоями стрейч пленки, до маркировки, наносимой вручную маркером. В процессе отбора продукции с мест хранения комплектовщик неверно «считывал» маркировку и размещал в заказ продукцию, не соответствующую заданию.
1 Последовательный отбор заказа одного получателя одним сотрудником склада.
2 Одновременный отбор одинаковых товарных позиций для разных получателей.
Рис. 4. Идентификация продукции на складе ЗАО «ТехноЛайн»
Второй важной причиной увеличения количества ошибок в заказах стало увеличение общего объема отгрузок на 30% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года без увеличения при этом общей емкости склада. Так, зона контроля подготовленных к отгрузке заказов превратилась в буферную зону для накопления заказов, ожидающих отгрузки. Из-за дефицита площади (см. рис. 5) итоговый исходящий контроль практически не проводился –
кладовщики, отвечающие за контроль отгрузок, просто не имели доступа ко всем грузовым единицам, расположенным на паллете!
Рис. 5. Расположение заказов в зоне контроля и отгрузки
В результате проведения аудита были сформированы решения по изменению системы идентификации и изменению топологии зоны контроля и отгрузки (использование вертикальной зоны экспедиции и высвобождение площади для проведения контроля), которые позволили существенно улучшить показатели склада.
Рассмотренные примеры представляют лишь верхнюю часть айсберга – результаты аудита как правило показывают, какие ресурсы Вы можете задействовать для повышения эффективности и качества работы склада!
Сегодня стало возможным проведение объективного аудита склада самостоятельно руководителем склада, аналитиком или логистом. Он-лайн система экспресс аудита «Log Audit»© позволяет при заполнении пользователем исходных данных по складу получить автоматический расчет всех KPI, произвести сравнение полученных значений со значениями именно в Вашей отрасли, определить отклонения от среднеотраслевых значений, причины отклонений и сформировать план развития склада. Все этапы выполняются системой в автоматизированном режиме после ввода пользователем исходных данных, в том числе с автоматическим формированием итогового полноценного отчета об аудите.
http://www.ec-logistics.ru/
| 
RSS
RSS
