Для управления
себестоимостью процессов склада необходимо рассчитать
планово-технологическую себестоимость каждого процесса. Речь идет о
себестоимости как составляющей части не бухгалтерского, а
управленческого учета. Анализ себестоимости проводится систематически в
течение года в целях выявления излишних затрат, нахождения резервов и
определения путей их снижения.
В системе
управленческого учёта себестоимость формируется не для целей
налогообложения, а для того, чтобы руководитель имел полную информацию о
затратах и мог управлять ими. В зависимости от поставленной
управленческой задачи могут использоваться различные методы учета затрат
и расчёта себестоимости. Существуют различные методы учета затрат и
расчета себестоимости продукции (работ, услуг). Их выбор и применение
зависит от ряда частных факторов: отраслевой принадлежности, размера,
применяемой технологии, ассортимента продукции и т.п., иначе говоря, от
индивидуальных особенностей компании. Главное, чтобы выбранный компанией
метод обеспечивал возможность реализации важнейшего принципа
управленческого учета - управления себестоимостью по отклонениям. Любой
метод распределения затрат на объекты использует определенные допущения и
упрощения. Если вам скажут, что в результате вы будете знать, сколько
стоит ваш продукт (процесс, услуга, функция) абсолютно точно, не верьте,
вас обманывают. В настоящей статье для расчета себестоимости процессов
склада мы будем использовать логику метода ABC (Activity Based Costing),
что в переводе с английского означает учет затрат по функциям (видам
деятельности, процессам, операциям). При методе АВС организация
рассматривается как набор процессов (функций, операций и т.д.). Объектом
учета затрат при этом методе является отдельный процесс (функция,
операция и т.д.). Для целей данной статьи применим термин "учет затрат
по процессам".
Параметры для расчета себестоимости процессов
Для
систематического управления себестоимостью процессов склада нам
необходимо рассчитать планово-технологическую себестоимость каждого
процесса. Планово-технологическая себестоимость процесса показывает,
сколько средств (в разрезе статей сметы расходов) затрачивает склад на
обеспечение работоспособности того или иного процесса в учетном
временном периоде согласно описанной технологии. За учетный период
принимается, как правило, месяц (квартал, календарный год). Иными
словами: планово-технологическая себестоимость показывает, сколько
средств планирует затратить склад на то, чтобы выполнять (быть готовым
выполнять) в учетном периоде процесс в соответствии с утвержденной
технологией (описанной определенным образом, например с помощью
технологических карт). Для расчета планово-технологической себестоимости
процесса, нам необходимо, чтобы в нашей организации (в т.ч. и на
складе):
- все места возникновения
затрат были определены;
- все расходы классифицированы
(разделены на постоянные и переменные, прямые и косвенные,
производственные и общеорганизационные);
- организационно-штатная
структура составлена и утверждена;
- необходимое количество и
объем материально-технических ресурсов для деятельности имеются;
- смета расходов рассчитана и
разнесена по статьям затрат (заработная плата, арендная плата,
эксплуатационные расходы, коммунальные платежи, амортизация
оборудования, страхование, расходы на обслуживание, операционные расходы
и т.д.).
Теперь необходимо
составить список процессов, полно описывающий всю деятельность склада и
достаточный для разнесения затрат на объекты с точностью, приносящей
планируемый экономический эффект. Здесь следует отметить, что чем более
детально описываем список процессов, тем точнее результат, но, и тем
дороже стоит реализация учетных процедур. Для склада основными
процессами могут быть следующие: приемка товара; размещение товара на
хранение; отбор товара; комплектация товара; упаковка и маркировка
товара; отгрузка товара; перемещение товара между ячейками хранения и
др.
Далее для каждого
процесса нужно поставить в соответствие носитель затрат. Важно только,
чтобы выбранные носители были измеряемы, доступны и идентифицируемы.
Носителями затрат могут быть: штуки, тонны, метры, часы, машино-часы,
человеко-часы и т.д.
Особенностью
основных процессов склада является то, что во всех процессах происходит
работа с грузом: коробками, упаковками, ящиками, емкостями, паллетами и
др. При определении технологических возможностей склада,
производительности персонала и оборудования, нормировании работ и
операций рассчитывают количество обрабатываемого груза за расчетный
период времени (час, сутки, месяц, год). Для получения расчетных данных
обычно применяют некоторую расчетную грузовую единицу: штуку, коробку,
условную паллету, кубометр груза и т.д. Для расчета себестоимости
складских процессов, носителями затрат мы также определим условную
грузовую единицу (г.е.) для всех основных процессов.
Расчет планово-технологических показателей
После того, как
составлен список процессов и определен носитель затрат по каждому
процессу, теперь каждому процессу и носителю необходимо поставить в
соответствие стоимость потребляемых ими ресурсов. Делаем это следующим
образом:
- Расчетно-опытным путем
используя для расчета имеющееся количество ресурсов (персонал, техника и
оборудование, время работы склада, программное обеспечение, нормы и
др.), а также технологические возможности склада, для каждого процесса
мы определяем плановое количество обрабатываемых (производимых) единиц
носителей затрат (грузовых единиц);
- Затраты по каждой статье
сметы расходов распределяем между процессами склада. Для этого из каждой
статьи затрат выделим прямые, косвенные и общие затраты по каждому
процессу. Для каждого вида затрат выводим процент (долю) отнесения их на
соответствующие процессы используя параметр, пропорционально которому
распределяются затраты. В данном случае таким параметром является
количество единиц носителя затрат (грузовых единиц), произведенных в
рамках процесса. Рассчитываем затраты по каждому процессу склада
суммируя затраты, определенные по каждой статье, т.е. определяем
себестоимость каждого процесса;
- Путем деления суммы затрат по
каждому процессу на количественное значение соответствующего носителя
затрат, определяем стоимость единицы носителя затрат. Рассчитанная
планово-технологическая себестоимость процессов склада используется для
сравнения с фактической себестоимостью процессов, рассчитываемой по
истечении учетного периода, и анализа отклонений.
При анализе
отклонений можно сделать выводы о соответствии рассчитанных
планово-технологических показателей, уровне производительности персонала
и оборудования, эффективности работы управленческого персонала,
необходимости пересмотра режимов и графиков работы, об изменении
организационно-штатной структуры и технологических процессов,
правомерности повышения материальных расходов и дополнительных расходов
на персонал (например, оплаты сверхурочной работы) и др. Алгоритм
расчета фактической себестоимости процесса идентичен алгоритму расчета
планово-технологической себестоимости процесса. Схематично алгоритм
расчета себестоимости процессов склада показан на рисунке.
Прямые
затраты – затраты, которые могут быть идентифицированы с
конкретным процессом, и расходуемые исключительно для поддержания
функционирования конкретного процесса.
Косвенные
затраты — затраты, которые не могут быть отнесены на
какой-либо конкретный процесс, но их можно идентифицировать в нескольких
процессах, между которыми такие затраты распределяются.
Общие
затраты — затраты, которые не могут быть отнесены на
какой-либо конкретный процесс, и их невозможно идентифицировать ни в
одном из процессов.
Общие затраты
распределяются на все процессы. Все расчеты оформляются в виде сводной
таблицы, которая может выглядеть следующим образом.
Пример расчета
Рассмотрим расчет
себестоимости процессов склада на примере процесса «Отбор товаров» и
статей затрат «Заработная плата», «Амортизация оборудования» и «Арендные
платежи».
1. Статья
«Заработная плата».
А) Прямые затраты
(ПЗ) на процесс по статье. Непосредственно только в процессе «Отбор
товаров» участвовали 5 комплектовщиков. Заработная плата одного
комплектовщика составляет 10000 рублей.
Итого прямые затраты составят 10000?5 = 50000 рублей.
Б) Косвенные
затраты (КЗ) на процесс по статье. В процессе «Отбор товаров» принимали
участие 5 операторов штабелеров, которые также были задействованы в
процессах «Размещение товаров на хранение» и «Перемещение товаров между
ячейками хранения». Заработная плата одного оператора штабелера
составляет 20000 рублей. Всего заработная плата пяти штабелеров
составляет 20000?5 = 100000 рублей. Из таблицы 1 видно, что в рамках
процесса «Отбор товаров» было произведено 2000 г.е., процесса
«Размещение товаров на хранение» - 2000 г.е., процесса «Перемещение
товаров между ячейками хранения» - 1000 г.е. Всего произведено в этих
процессах 5000 г.е. Затраты на 1 г.е. составят 100000?5000 =20 рублей.
Итого косвенные затраты составят 20?2000 = 40000 рублей.
В) Общие затраты
(ОЗ) на процесс по статье. Заработная плата управления и некоторых
специалистов склада не может быть идентифицирована с какими-либо
процессами и распределяется на все процессы. Из таблицы 1 видно, что
всего во всех процессах произведено 11000 г.е. Заработная плата
начальника склада и специалистов составляет 220000 рублей. Затраты на 1
г.е. составят 220000?11000 = 20 рублей.
Итого общие затраты составят 20?2000 = 40000 рублей.
Г) Затраты на
процесс по статье составляют: ПЗ+КЗ+ОЗ = 50000+40000+40000 = 130000
рублей.
2. Статья
«Амортизация оборудования».
На складе
используется оборудование и техника, амортизационные отчисления которых
за учетный период составляют (на одну единицу оборудования и техники):
15 стеллажей (2000 руб.), 2 погрузчика (2500 руб.), 5 штабелеров (3000
руб.), 20 гидравлических тележек (500 руб.), 15 РЧ-терминалов (1000
руб.), 14 компьютеров (500 руб.), 6 принтеров (500 руб.), 2
копировальных аппарата (500 руб.).
А) Прямые
затраты на процесс по статье. Непосредственно только в процессе «Отбор
товаров» использовались 5 РЧ-терминалов.
Итого прямые затраты составят 1000?5 = 5000 руб.
Б) Косвенные
затраты на процесс по статье. В процессе «Отбор товаров» использовались 5
штабелеров, которые также использовались в процессах «Размещение
товаров на хранение» и «Перемещение товаров между ячейками хранения».
Амортизация пяти штабелеров составит 3000?5 = 15000 рублей. Из таблицы 1
видно, что в рамках процесса «Отбор товаров» было произведено 2000
г.е., процесса «Размещение товаров на хранение» - 2000 г.е., процесса
«Перемещение товаров между ячейками хранения» - 1000 г.е. Всего
произведено в этих процессах 5000 г.е. Затраты на 1 г.е. составят
15000?5000 =3 рубля.
Итого косвенные
затраты составят 3?2000 = 6000 рублей.
В) Общие затраты
на процесс по статье. Вся остальная техника и оборудование
использовались во всех процессах. Оставшиеся затраты по статье не могут
быть идентифицированы с какими-либо процессами и распределяется на все
процессы. Из таблицы 1 видно, что всего во всех процессах произведено
11000 г.е. Амортизация техники и оборудования, использующейся во всех
процессах составляет 66000 рублей. Затраты на 1 г.е. составят
66000?11000 = 6 рублей.
Итого общие
затраты составят 6?2000 = 12000 рублей.
Г) Затраты на
процесс по статье составляют: ПЗ+КЗ+ОЗ = 5000+6000+12000 = 23000 рублей.
3. Статья
«Арендные платежи».
Затраты по этой
статье не могут быть идентифицированы с какими-либо процессами и
распределяется на все процессы. Из таблицы 1 видно, что всего во всех
процессах произведено 11000 г.е. Арендная плата за учетный период
составляет 990000 рублей. Затраты на 1 г.е. составят 990000?11000 = 90
рублей.
Итого общие
затраты составят 90?2000 = 180000 рублей.
Затраты на процесс по статье составляют: ПЗ+КЗ+ОЗ = 0+0+180000
= 180000 рублей.
4. Таким
же образом рассчитываем затраты по остальным статьям.
Итоговые затраты
на процесс (сумма затрат по каждой статье) составят себестоимость
процесса. В нашем примере из таблицы 1 себестоимость процесса «Отбор
товаров» составляет 376000 рублей.
5.
Стоимость носителя затрат процесса «Отбор товаров» составляет:
376000?2000 = 188 рублей.
Для расчетов
себестоимости процессов по предложенной нами методике можно использовать
Microsoft Excel, либо использовать один из множества присутствующих на
рынке программных продуктов, предназначенных для работы с АВС. Также
многие методики расчета себестоимости успешно реализованы в большинстве
автоматизированных систем управления предприятием. В рамках данной
статьи и приведенного примера мы не учитывали общеорганизационные
затраты, которые распределяются на все процессы организации.
Рассмотренная нами методика расчета себестоимости складских
процессов применяется на практике и характеризуется довольно высокой
точностью. Организации могут применять другие методы, которые они
выбирают исходя из своих потребностей и возможностей.
www.barnyak.ru