Побудительными причинами выделения логистики как полноценной функции управления компанией являются:

-    Снижение доходности бизнеса при сохранении или увеличении его объема. Это может быть вызвано обострением конкуренции между производителями и необходимостью максимального снижения косвенных затрат на производство.

-   Вторая причина создания обособленного отдела логистики: высокая доля затрат связанных с обращением ресурсов по всей цепочке: «закупки-производство-поставки».

-    Для компаний, специализирующихся преимущественно на торгово-посреднической деятельности выделение направления логистики в самостоятельную функцию неотложная потребность. 

Первые шаги при формировании отдела: 

-   Во первых – проанализировать существующее положение и оценить возможные выгоды от концентрации усилий на оптимизации логистических процессов.

-    Во-вторых - определение возможностей достижения  поставленных целей через реализацию логистических   концепций. Если отдел будет заниматься внешними материальными потоками, то  следовало бы оценить тенденций развития имеющихся и альтернативных партнеров, их готовность сотрудничать с компанией. В этом плане имеет важное значение позиционирование своей компании по отношению к поставщикам или потребителям в плане взаимной важности сохранения деловых отношений. Если обороты с вашей компанией занимают существенное место в бизнесе партнера, то имеются предпосылки для реализации логистических концепций.

-   Возможно реальные условия хозяйствования не позволяют реализовать намеченные цели и на данном этапе эффект от создания отдела логистики будет незначительный. Потенциальные возможности снижения издержек методами логистики достигают 30% от всех затрат компании, но если первый опыт их реализации будет неудачным, данное направление может быть сведено к формальным действиям и не получить должного развития. Имеется достаточно примеров реализации логистических задач в рамках традиционной функциональной структуры при условии акцентирования проблемы на уровне топ-менеджмеров. 

Прежде чем определять обязанности специалистов по логистике следует:

- определить место отдела логистики –   какой функцией хозяйствования будет в преимущественно заниматься отдел логистики: то ли областью снабжения компании, то ли  распределением продукции, а возможно более актуально сосредоточиться на производственной логистике внутри компании;

–    установить уровень компетентности специалистов отдела логистики: разрешительные, контролинговые функции отдела или он является ответственным за эффективное функционирование конкретного логистического процесса внутри или вне компании;

–   утвердить процедурные аспекты взаимодействия отдела логистики с другими службами компании. 

Где взять специалистов по логистике? Нанимать новых людей или использовать «старые» кадры?  Чрезвычайно эффективно привлечение внешнего специалиста, владеющего стандартными технологиями менеджмента в области логистики. Реализация основополагающих  процедур быстро дает отдачу, а особенности бизнеса компании постигаются в короткие сроки и используются для развития процесса. Однако в настоящее время в Украине таких специалистов крайне мало и кадровое комплектование логистов производится преимущественно из числа работников компании.

Есть две крайности которых следовало бы избегать:

-     «старые» кадры, много лет проработавшие  в  одной компании, воспринимают устоявшиеся процессы как стандарт и им трудно воспринять новые тенденции,

-    в противоположность им  «молодое» пополнение компании бывает излишне бескомпромиссно и может из  лучших побуждений разрушить функционирующий механизм, не успев создать новый.

Наиболее успешно будут работать специалисты с 2-3 летним опытом работы в данной компании, пришедшие в нее с других предприятий, лучше всего компаний из другого бизнес-направления. Привлечь такие кадры достаточно трудно, и если вы ограничены в выборе кадров хороший эффект достигается при объединении специалистов разных направлений (снабжение, производство, сбыт) в одну команду. 

Работая  на постоянной  основе в компании, я следовал следующему правилу: никаких консультантов – научиться самому, обучить персонал, реализовать изменения своими силами. Консультанты только в узкоспециализированных вопросах.За короткий срок консалтинга невозможно охватить все аспекты деятельности, проникнуться духом компании и узнать специфические особенности. Основная, трудоемкая работа всегда остается за штатным персоналом компании и он должен быть уметь вырабатывать программы и быть готов принимать решения по их применению. Услугами консультантов целесообразно пользоваться на первоначальном этапе постановки логистических задач или для инициации изменений. Цель их привлечения - определить приоритетные направление работы и обучение специалистов компании.

Область, где консультанты мне представляются необходимыми – это при проведении компаний оптимизации процессов закупок, построении цепочки поставок, гарантирующую стабильность поставки, качество товара. Требуются услуги консультантов при проектировании дистрибуционной сети и складского хозяйства. Мои партнеры по «Логистической мастерской» имеют хороший опыт проведения тендеров по выбору оборудования складских механизмов и техники. Поставщики этого оборудования часто «невольно» забывают о полной комплектации, требуемой при оборудовании склада. За счет отсутствия части комплектации в перечне поставляемого оборудования удешевляется проект и  выигрывается тендер. В процессе выполнения контракта оказывается, что в предложение не включены некоторые дорогие детали или обязательных части комплекса и компании приходится дополнительно расходовать средства. Вспомните из своей практики, как часто при реализации проекта вы не вложились в первоначальный бюджет, согласованный с поставщиком или проектантом. Превышение первоначального бюджета не исключение, а скорее правило. Причины – «непроизвольное» умолчание всех нюансов, недостачное знание менеджерами компании всех аспектов, проблема «откатанной системы скидок».            

Наиболее эффективно работа логистического отдела при возложении на него полной ответственности за внешний материальный поток. При решении логистических задач на производственном уровне приоритетным  остается требования технологии, качества выполнения работ  и логистика призвана способствовать снижению издержек производства и обеспечения сроков выполнения заказов. В этих условиях логистическая служба выступает разработчиком процессов, которые внедряет как стандарты, обязательные для производственных служб.            

Основной недостаток при организации логистических служб:

а) для торгового предприятия – придание им статуса второстепенного подразделения, призванного оказывать только услуги по транспортированию, или  складской обработке товара;

б) для производственных предприятий - консультационную или методологическую помощь службам сбыта или снабжения.

Не стоит совмещать должность руководителя отдела логистики с должностью коммерческого директора или руководителя одной из служб сбыта или снабжения. Избежать ошибки можно наделением отдела логистики ответственностью за функционирование всей логистической цепочки. Вот только где взять персонал соответствующей квалификации? Как наиболее эффективное решение можно предложить выделение отдела логистики в обособленную функциональную единицу с предоставлением главному логистику прав заместителя директора.            

Фактором успешной работы отдела логистики является умение определять и анализировать альтернативы. Особенно важно умение изменять стратегию достижения логистических целей в зависимости от факторов внешнего окружения, уровня готовности партнеров или внутренних требований. Помнить что логистика – это на 70% анализ и на 20% умение своевременно реализовывать изменения. Если  ваши логисты уделяют мало времени аналитике, то не следует ждать эффективной работы, ориентированной на развитие и оптимизацию. Они могут быть хорошими оперативными работниками, управленцами, но еще и должны получить солидную аналитическую поддержку (как-то: анализ поставщиков, условий поставок, параметров материального потока при управлении запасами, методам поддержания готовности товара к продажам, пр.)