Региональные представительства: форму определяют цели

При создании системы распределения можно использовать несколько форм региональных представительств в зависимости от стратегических целей поставщика и совмещения их с целями дилеров.

Региональный распределительный склад: «подпитка» дилеров

Задачи склада:

Следствием работы будет:

Региональное представительство без склада: координация работы дилеров

Задачи:

Следствием работы будет:

Недостатки:

Региональный распредцентр и продажи в регионе

Его задачи:

Следствием работы будет:

При использовании в данном амплуа какого-либо дилера нужен повышенный контроль, так как некоторые дилеры будут стремиться получить максимум преференций: поднять цены, снизить качество обслуживания и уровень сервиса, придержать наиболее дефицитную продукцию и т.п.

Снабжение системы и расположение запасов

Введение общего запаса (в т. ч. страховой запас) для групп складов и уровней распределения вместо индивидуальных независимых запасов, а также введение объединенных поставок по уровням распределения до низшего звена (непосредственных потребителей) позволяют добиться снижения запасов и затрат. Эффект зависит от масштабов системы распределения и числа ее участников, вариации и объема спроса. При этом возможны два варианта управления потоками в системе распределения: толкающая и тянущая.

В толкающей системе анализируется план-график производства или поставок для определения того, что нужно делать на следующей стадии процесса, куда проталкивается результат предыдущей стадии.

В тянущей системе анализу подлежит следующая стадия производства, которая вытягивает необходимые потребности.

Управление распределением в рамках единой системы имеет ряд преимуществ:

Пример

В 1998 году началось внедрение системы управления распределением, которая основывалась на управлении запасами продукции поставщика на складах дилеров. За 1,5-2 месяца с начала внедрения системы были получены первые результаты:

Как показывает опыт, в среднем затраты на распределение через систему распределения (в т. ч. на транспорт, хранение и обработку/перевалку грузов) на 30-35% ниже, чем затраты даже при оптимизированном по уровням независимом снабжении.

Возможные следующие уровни системы распределения:

Модели организации и управления

Поставщик управляет запасами своей продукции на складах дилеров, получая от них информацию по продажам своей продукции, текущим запасам и планам продаж. При этом поставщик может формировать план-график поставки дилеру и предоставлять его дилеру для утверждения и коррекции, дилер может контролировать исполнение плана продаж и своевременно предоставлять информацию поставщику, который обеспечивает его реализацию. Дилер отвечает только за продажи и движение денежных средств и может свои усилия направить только на данный процесс. За обеспечение продаж отвечает поставщик (гарантией в этом случае является наличие товара). Несмотря на большое количество плюсов, в российских условиях данная модель внедряется с трудом, так как многие дилеры не готовы (в первую очередь психологически) предоставлять подобную информацию.

Дилер самостоятельно формирует полноценный план-график закупок на основе своего плана продаж (с использованием алгоритма управления товарными запасами и потоками) и предоставляет его поставщику.

Поставка на склад дилеров с региональных складов поставщика

На складах дилеров формируются и размещаются страховые запасы для нивелирования транспортных рисков при поставке с региональных распределительных складов поставщика. Основной объем страховых запасов для нивелирования рисков неопределенности спроса целесообразно поддерживать на региональных распределительных складах поставщика. На центральном складе поставщика для формирования партий поставки дилерам поддерживается оборотный запас, при необходимости – только страховой запас для нивелирования рисков ошибок распределения, рисков срыва сроков поставки сырья либо незначительный запас импорта.

Плюсы:

Целесообразно для каждого дилера определять основной распределительный склад и запасной. Возможно и даже нужно предусмотреть перемещение/распределение продукции между региональными распределительными складами. Например, для того, чтобы определить, когда эти перемещения производить оптимально, когда допустимо и когда нельзя. При внедрении данной модели у дилеров есть опасение, что их клиентам (магазинам и мелким оптовикам) будет производиться продажа с региональных складов. Если вы не собираетесь открывать филиал и выходить на более низкий уровень клиентов, то продавать клиентам дилеров с региональных складов в погоне за сиюминутной прибылью, не стоит: и дилеров потеряете, и без открытия полноценного филиала не наверстаете объем продаж.

Прямая поставка со склада поставщика на склад дилеров при наличии региональных складов поставщика со страховым запасом (для нескольких дилеров)

Эта модель является смешанной формой и используется чаще на переходном этапе, между предыдущими моделями. На складах дилеров формируются и размещаются страховые запасы для нивелирования транспортных рисков и основной объем страховых запасов для нивелирования рисков неопределенности спроса при прямых поставках со склада поставщика. На региональных распределительных складах поставщика поддерживается страховой запас для минимизации рисков неопределенности спроса. Запасы на этих региональных складах лучше рассчитывать, исходя из вероятного дефицита, который может возникать у дилеров между очередными прямыми закупками. На центральном складе поставщика поддерживается оборотный запас (для формирования партий поставки дилерам), при необходимости – только страховой запас для нивелирования рисков поставки сырья.

Системы снабжения и уровни распределительных складов

Некоторые «специалисты» почему-то последние две модели считают моделями с «децентрализованными поставками», хотя они таковыми не являются. При ближайшем рассмотрении и практическом использовании моделей становится понятно, что просто возникает несколько центров, с которых производится распределение, причем на эти центры зачастую производится опять же централизованная поставка. В некоторых случаях, при достаточно больших оборотах, на региональные распределительные склады от производителей или поставщиков могут поступать прямые поставки, которые в том числе могут перераспределяться между этими складами. В этом случае, пожалуй, термин «децентрализованная система» оправдан, хотя и не является верным. Децентрализованными обычно называются системы снабжения производств таких компаний, как Toyota, Ford, Nissan и других, которые закупают комплектующие материалы не централизованно через «центральный офис» компании, а непосредственно у поставщиков, находящихся в регионах расположения производств.

Системы снабжения, в которых присутствуют региональные распределительные склады, еще с 50-60-х годов ХХ столетия, как в бывшем СССР, так и в США принято называть эшелонированными. При этом возможно наличие нескольких эшелонов. Наиболее распространены трехуровневые эшелонированные системы снабжения.

Уровень регионального распределительного склада исторически принято называть «база». Уровень центрального распределительного склада принято называть «депо».

При внедрении и создании системы управления распределением поставщик должен предложить дилерам и другим клиентам не просто форму работы, а способ решения их проблем. Поставщик должен быть способен продемонстрировать влияние взаимоотношений на рентабельность места на прилавке, на скорость оборота товарных запасов и прочие важные для клиента показатели. Можно существенно повысить объем продаж и рентабельность торговых площадей, разработав систему быстрого восполнения запасов, чтобы ускорить возобновление запаса товара и ликвидацию дефицита товара на прилавке.

Расположение региональных распределительных складов

Чтобы определить оптимальное месторасположение, как показывает опыт, необходимо учесть все ограничения по сервису, т.е. сроки экстренной поставки или ликвидации дефицита. Например, для определения месторасположения региональных распределительных складов необходимо из пунктов расположения дилеров провести окружности с радиусом, который определяется ограничениями в задержках поставок (допустим, радиус характеризует срок доставки товара клиенту в течение 4 часов после отгрузки). В местах пересечения окружностей (в ближайших к ним населенных пунктах, в которых есть необходимая инфраструктура) оптимально расположение региональных распределительные складов. Одновременно с выбором расположения определяется и количество складов.

Данный способ позволяет оптимизировать расположение складов и по затратам, особенно, если при расчете затрат учитывать и такие затраты, как потерянная выгода при возникновении дефицита.

Создание системы

При создании или перестройке, реструктуризации системы желательно ее сначала спроектировать в том виде, в каком она должна функционировать. Спроектировать идеальное состояние системы, к которому нужно стремиться. Это даст возможность избежать многих проблем и ошибок, снизить затраты на ее внедрение и создание, спланировать ресурсы, отработать и формализовать процессы при работе системы и управлении ей. Проект системы также позволит выработать требования, которые будут предъявляться к участникам цепочки в системе распределения.

Проектирование системы рекомендуется начать с расчета товарных потоков в системе распределения, рассчитанных на основе планируемых продаж в системе. На планировании потоков в системе распределения мы остановимся подробнее. Но для начала отметим, что рассчитывать потоки и их распределение в системе необходимо на следующих этапах:

Если в том или ином виде система уже существует, то рекомендуется рассчитать оптимальные потоки (и отладить их) на момент начала эволюции.

Проектируются товарные потоки именно в такой последовательности: от конечного результирующего этапа к начальному. Это дает возможность оптимизировать затраты на создание и развитие системы распределения при эволюционировании от этапа к этапу. Спроектированные потоки позволят определить необходимые ресурсы для их обеспечения на каждом из этапов развития, выработать требования к участникам системы, определить правила управления системой и правила согласования деятельности между участниками системы распределения. Спроектированные потоки в конечном итоге позволяют оптимизировать оборотные средства, используемые в системе ее участниками, и инвестиции в ее развитие как по объему средств, так и по графику инвестирования.

После проектирования потоков в системе распределения необходимо описать состав участников системы и требования к обслуживающим систему распределения контрагентам.

Точки входа в систему

Перед началом создания системы (или перед ее проектированием) необходимо определить точки входа в систему распределения. Точкой входа можно назвать момент входа продукции, которая будет проходить через систему распределения под юрисдикцию или в зону контроля и ответственности системы. Точка входа должна быть определена как организационно (с описанием участника системы, способа входа в систему), так и географически и юридически.

Точки выхода из системыТочкой выхода из системы можно назвать момент выхода продукции, которая будет проходить через систему распределения из-под юрисдикции или из зоны контроля и ответственности системы. Точка выхода должна быть определена как организационно (с описанием участника системы, способа выхода из системы), так и географически и юридически.

Единая условная единица товара

Если возможно, то желательно определить единую условную единицу товара. Определение УЕТ существенно упростит оценку эффективности, контроль и планирование затрат. Средневзвешенные затраты (СЗ) на прохождение УЕТ (за период) рассчитываются по формуле:

где

Сумма(ЗОП) – суммарные затраты на обеспечение потоков и функционирования системы (сумма затрат за период). Сумма(УЕТ) – суммарное количество УЕТ, вышедших из системы (за период).

Допустимый уровень сервиса.

Допустимые сроки поставки

При этом необходимо определить:

Ограничения системы

Желательно перед началом создания или проектирования системы распределения определить ее ограничения:

Претензионная работа

Описывается работа и мероприятия на всех этапах системы распределения при обнаружении недостачи или поставки продукции с качеством продукции, не предусмотренным для прохождения через систему распределения, или с качеством, несоответствующим документам и маркировке.

Для этого необходимо:

Требования к дилерам

Описываются требования к дилерам, которые могут быть включены в систему распределения как полноценные участники системы.

Описываются процедуры и формируются требования к дилерам по документообороту и учету при взаимодействии со складами:

Требования к центральному распределительному складу

Необходимо сформулировать и описать требования, предъявляемые к центральному распределительному складу с учетом товарных потоков, которые планируется пропускать через него:

Требования к региональным распределительным складам

Формируются с учетом товарных потоков, которые планируется пропускать через каждый конкретный склад. Предъявляются следующие требования:

Необходимо описать и формализовать процедуры документооборота и учета при взаимодействии со складами всех участников системы распределения:

Транспорт

Необходимо описать такие требования и параметры, как:

Необходимо формализовать и описать процедуры и правила выбора подвижного состава при перевозках.

Требования к транспортным и экспедиторским компаниям-участникам системы распределения

Требования к компаниям – перевозчикам и экспедиторам формируются с учетом товарных потоков, которые планируется пропускать через эти компании и по направлениям, на которых эти компании должны будут обеспечивать транспортную составляющую:

Управление системой

Необходимо сформулировать, формализовать и описать процедуры и процессы управления снабжением системы и распределением товарных потоков.

При проектировании системы распределения необходимо описать и формализовать следующие процессы и процедуры (сформулировать правила):

Это минимальные требования, предъявляемые к созданию системы распределения

Планирование товародвижения через систему распределения

Приведем алгоритм для 3-ступенчатой системы распределения, включающей в себя:

Можно продолжить систему и вниз, но до сих пор возможности не предоставлялось, как нет и информации, что кто-то управляет распределением более чем в 3-уровневой (эшелонной) системе распределения. Планирование товародвижения через систему распределения производится по следующему алгоритму: Подготовка к планированию.
Проводится ABC/XYZ – анализ:

1. По конечным (максимально близким к потребителю) участникам системы распределения, т.е. по каждому дилеру или покупателю, так как разные дилеры могут закупать разные наборы товаров.

Конкретные товары имеют разную наценку и влекут разные затраты. Следовательно, набор напрямую влияет на рентабельность дилера. Анализ необходим для того, чтобы определить, планы закупок каких участников системы распределения являются наиболее точными, а где возможны отклонения и каков их размер. Распределение товаров по ABC/XYZ может отличаться не только по регионам, но и по дилерам и покупателям в рамках одного региона и снабжаемым с одного распределительного склада.

Определяются стратегии управления товарными запасами по ассортиментным позициям на складах дилеров. Данный этап может проводиться дилерами самостоятельно, но рекомендуется периодический контроль (как в методических, так и консультационных целях) со стороны поставщика.

2. По региональным распределительным складам.

Определяются стратегии управления товарными запасами по позициям на региональных распределительных складах как в подсистемах.

3. В системе в целом.

Такой анализ необходим для определения стратегий управления товарными потоками в системе распределения в целом как едином механизме. Также он может служить для анализа ассортимента в системе, жизненного цикла товаров в системе. В целом по системе представляет интерес для маркетингового и финансового анализа.

Определяется стратегия распределения групп.

В некоторых системах, например при снабжении запасными частями или в других отраслях могу действовать такие стратегии:

Вариант 1

Вариант 2

Вариант 3

И так далее. Далее описывается общеприменимая стратегия для потребительского рынка и ряда рынков B2B.

Определение горизонта (периода) и шагов планирования

Горизонт (период) планирования определяется исходя из сроков, сопоставимых со временем прохождения продукции от момента заказа поставщику или производителю, осуществляющему поставку на центральный распределительный склад, до момента выхода продукции от дилера (отпуска дилером). Шаги планирования могут отличаться. При этом шаг снизу доверху в системе может меняться. Например, одновременно:

Как ни парадоксально, но без скрупулезного плана-графика продаж/отгрузок невозможно отладить систему распределения и добиться максимального уровня продаж. А выгодно это всем – и поставщикам и дилерам. Но об этом – в следующий раз.

http://www.iteam.ru/