Любая управленческая деятельность предусматривает наличие определенной системы контроля, которая позволяет оценить эффективность и результативность этой деятельности. Под результативностью в данном случае можно понимать способность системы управления создавать условия для реализации поставленных целей, то есть приводить к намеченным результатам (например, снижение затрат на содержание запасов на определенный процент, сокращение неликвидов и т.д.). Под эффективностью в самом общем случае понимается соотношение полученного в результате управленческого воздействия результата к затратам на осуществление данного управленческого воздействия.

Исходя из вышесказанного, диагностику систем управления запасами можно определить как систематизированный и интегрированный процесс анализа эффективности и результативности данных систем.

Качественная система диагностики способна во время выявить возможные недостатки и проблемные моменты в сфере управления запасами и тем самым обеспечить возможность их своевременного устранения. Это актуально, поскольку ошибки, допущенные в сфере управления запасами, могут быть связаны с серьезными финансовыми потерями. Так по оценке французских ученых, эти затраты могут достигать 20% от оборота компаний.

Для того чтобы определить набор возможных критериев для оценки системы управления запасами, необходимо четко представлять сущность данных систем, то есть их структуру, а также цели, задачи, которые перед ними стоят.

Системы управления запасами (СУЗ) создаются для поддержки управленческих решений в сфере запасов и включают в себя:

- систему контроля и учета уровня запаса на складах (как часто осуществляется контроль, какие параметры подлежат учету и контролю);

- систему организации заказа на пополнение запаса (при каких условиях делается заказ на пополнение запаса, как определяется размер заказа на пополнение запаса);

- модели расчета составляющих запасов (текущего, страхового, подготовительного и др.);

- организационную структуру управления; 

- инфраструктуру (технические средства, оборудование,  технологическая база, информационно-компьютерная поддержка).

Эффективность и результативность СУЗ может быть определена в разрезе тех целей и задач, которые стоят перед управлением запасами, а именно:

- поддержание величины запаса в заданных пределах путем организации контроля их уровня и оперативного планирования параметров заказов;

- обеспечение надежности, непрерывности и устойчивости кругооборота материальных потоков в воспроизводственном процессе;

- обеспечение заданного уровня обслуживания потребителей.

Среди показателей, которые могут использоваться в процессе диагностики систем управления запасами можно выделить следующие:

-суммарный дефицит за отчетный  период (в количественном и стоимостном выражении);

- величина сверхнормативного запаса за отчетный  период (в количественном и стоимостном выражении);

- соотношение стоимости дефицита или профицита с оборотом компании;

- оборачиваемость запасов как отношение годового потребления к среднему запасу;

- время оборота запасов и др.;

Перечисленные выше показатели позволяют оценить состояние запаса и качество использованных в процессе управления запасами расчетных моделей. Для характеристики других элементов, входящих в структуру СУЗ (информационные системы, организационная структура управления и др.), используются другие показатели. Например, экономия живого труда в сфере управления (численность, сокращение трудоемкости процессов управления); финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление и т.п.); показатели экономии времени (сокращение продолжительности циклов управления в результате внедрения информационных технологий, организационных процедур) и мн. другие.

Основная задача стоит в стандартизации и систематизации этих показателей. Система показателей должна быть многоуровневой, при этом значения конкретных показателей должны привязываться к определенным проблемным областям, которым поставлены в соответствие конкретные методы решения.

По своей сути описываемая система - это система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC), но только относящаяся к сфере управления запасами. Ценность данной системы в том, что она позволяет перейти от конкретных показателей к проблемам и далее - к возможным методам решения.

В работе приведен пример действия подобной системы, когда от конкретных показателей осуществляется переход к проблемным областям и возможным решениям. В качестве критерия рассматривается соотношение среднего фактического запаса и среднего расчетного (эффективного) запаса.

Если отношение среднего фактического запаса к среднему расчетному превышает 1,5, то проблема может заключаться в системных решениях (использованные информационные технологии, система взаимоотношений с поставщиками и др.).

Если отношение среднего фактического запаса к среднему расчетному не превышает 1,5, то проблема, скорее всего, заключается в использованных моделях расчета страхового запаса и/или размера заказа на поставку.

Далее могут быть предложены частные показатели, которые позволят конкретизировать проблемную ситуацию и определить возможное направление ее разрешения.

Источник: http://www.transmap.ru/