Как вести деловую переписку с китайскими партнерами

Письменная корреспонденция играет большую в роль в процессе налаживания контактов. Не заморачивайтесь по поводу того, что отправляете письма с mail, yandex, yahoo, google, а не с корпоративной почты, так поступает большинство людей повсеместно.

Если китайцы отправляют вам письмо в формате документа MS Word, и при этом используют не ту кодировку, то вы, скорее всего, не сможете открыть документ. Потому, попросите ваших партнеров переслать вам письмо еще раз в формате PDF или RTF.

Ведя переписку, стоит копировать текст предыдущих сообщений и включать его в каждое новое письмо. Это поможет напоминать китайцам о деталях ваших деловых отношений.

Чаще всего, люди, которые начинают вести бизнес с китайцами используя только электронную почту, жалуются на то, что не получают ответов.

Не стоит паниковать, если не получили ответ сразу. Если же по прошествии недели не нашли в своем ящике заветного письма из Китая, пошлите запрос по факсу, или позвоните, или перешлите ваше первоначальное письмо еще раз.

Однако, люди часто не получают ответа на письмо потому, что они просто не умеют их писать.

К примеру, точно не стоит посылать письма с подобным содержанием:

«Привет, я бы хотел импортировать вашу продукцию. Пришлите мне полный прайс лист и скажите, как можно получить бесплатные образцы?!

Пока»

Скажу, что такое письмо не вызовет восторга у китайцев. Оно слишком фамильярное. Скорее всего, они ответят на него, но зависит от конкретного менеджера, которому «в руки» оно попадет. Могут и проигнорировать, посчитав данное послание не заслуживающим внимания.

Абсурдно также ждать вменяемого ответа на подобное письмо:

«Привет!

Я ознакомился с вашим каталогом текстильной и обувной продукции. Я бы хотел найти поставщиков автомобильных шин и детских игрушек, а так как вы находитесь в Китае, думаю, сможете помочь мне в поисках.»

Также не стоит начинать письмо с хвалебных дифирамбов своей компании и растягивать его на пять страниц.

Ни один китаец не прочтет такое письмо до конца, потому как:

Помимо всего перечисленного:

Приведу пример, на мой взгляд, идеального письма. Для удобства на инглише, и на русском (чтобы понять, о чем идет речь).

Текст письма стандартный. Таким образом, изменив названия продукции и компании, вы можете использовать его в качестве основы своих писем.

Интерактивные средства общения

Помимо e-mail, в качестве средства интерактивного общения вы можете использовать мессенджеры и обычный телефон.

Китайцы очень любят общаться посредством Skype, MSN, или например QQ (для общения в китайской сети), потому не удивляйтесь, если китайские партнеры попросят вас предоставить им адрес какого-нибудь мессенджера для переписки.

Кстати в Китае мало кто пользуется ICQ и даже Skype не столь популярен, как MSN. Но Skype постепенно набирает силу и становится популярным в среде тех, кто занимается внешнеторговым бизнесом, в частности по причине бесплатных (для пользователей) и дешевых (для обычных номеров) звонков зарубеж.

В качестве дополнительной информации, скажу, что код Китая +86 (Гонконга +852). Для международных звонков в некоторых странах принято использовать набор, начинающийся с 8 10 86 (в том числе в России), в других - 0086.

В Китае код региона начинается с (0), то есть код Шэньчжэня будет выглядеть так 0755, но если вы звоните из-за границы, то вы опускаете этот (0). То есть вы набираете 8 10 86 755 ХХХХХХХ или 0086 755 ХХХХХХХ.

Временная разница +8 часов по Гринвичу, для всех регионов Китая.

Да, еще, китайцы почти никогда не используют услугу голосовой почты и автоответчики. А вот если телефонная линия занята, то вы не услышите коротких звонков, и будете думать, что вам обязательно ответят. Ужасно бестолковая система, но что делать, придется мириться с некоторыми китайскими заковыками. Если вам никто не отвечает, не оставайтесь долго на линии и попробуйте перезвонить позже.

Китайский английский или просто чинглиш

Вернемся к языковому вопросу. Очевидно, что китайский язык выучить очень сложно. Очень примитивные беседы вы сможете вести после 1-2 лет старательного изучения языка. Среди выпускников ВУЗов Москвы и Владивостока очень мало тех, кто легко читает китайские газеты, и это после 5 лет обучения! Соответственно, реальный уровень (художественные книги, диалоги на любые темы) достигается после 10 лет практики, желательно в Китае.

Впрочем, незнание китайского не является препятствием для работы с Китаем. На всех заводах, с которыми вам придётся иметь дело, найдётся человек, знающий английский. Правда, квалификация его английского может оставлять желать лучшего, но основные слова-выражения китайцы все-таки знают.

Сейчас, конечно, другие времена и китайская молодежь начинает учить английский еще в школе. Однако старшее поколение имеет не столь блестящие языковые познания. Однако если вы нашли хорошего поставщика, не сдавайтесь и не отказывайтесь от работы с ним только потому, что он не владеет английским в совершенстве. В крайнем случае, с помощью синонимов-картинок удастся объяснить китайскому партнеру то, что вам требуется. Иногда недостаточное знание английского является плюсом: общаться на этом языке с китайцами будет проще и вам - не придётся задумываться о витиеватых речевых оборотах и стыдиться за свои ошибки.

Дам вам несколько советов, как научиться понимать китайцев:

Для того, что бы между вами и китайцами не возникло недопонимания, не стесняйтесь задавать вопросы, переспрашивать, согласовывать ключевые моменты, подтверждать то, о чем вы уже договорились в письменной форме.

О чем стоит договариваться заранее

Держите с китайцами ухо востро. Помните о некоторых особых моментах и обговаривайте их заранее, дабы избежать проблем в будущем.

Как правило, продавец выставляет инвойс, который оплачивает покупатель. Это необходимый минимум. Контракт можно требовать, но он вас не спасет в случае проблем. Контракт для китайцев не имеет никакой силы, если условия для них невыгодные. Так что я рекомендую не тратить время на составление контрактов и сэкономить на юристах.

Спектр финансовых условий зависит от объема закупок и ваших отношений с партнером. То есть у вас могут попросить внести 100% предоплаты при заказе, или же предоставить кредит по срокам и суммам. Обычные условия – это 30% предоплата и 70% оплаты перед отгрузкой. Иногда большие компании работают с аккредетивом. Также возможна и более высокая предоплата, если заказ будет сделан на какое-то специальное оборудование, которое будет сложно потом продать.

По поводу начала выполнения заказа без предоплаты - это до первого случая, когда заказчик потом вдруг что-то перепутает или вообще скажет, что был пьян и никакой заказ не отправлял. По поводу отгрузок без оплаты - это вообще отдельная тема. Оплату после отгрузки получить практически невозможно, если только вы не знакомы лично с партнером, много лет занимались бизнесом, имеете поручителя в виде богатого китайца или преуспевающей компании.

Не верьте китайским обещаниям. Умножайте обозначенные ими сроки отгрузки от момента получения предоплаты на два.

Как правило, качество основной партии отличается от образцов присланных ранее. И, как вы уже могли догадаться, не в лучшую сторону. Поэтому, очень желательно проверить товар перед отгрузкой.

Если вас не устроило качество, верить словам китайцев, что они все переделают нельзя. Пообещают, но могут отправить тот же бракованный товар. Если в этом не повезло, возникает вопрос – «Что делать?». Несколько раз прилетать на приемку накладно. Возможно, придется обращаться к посредникам оказывающие услуги контроля или нанимать своего сотрудника, лучше не китайца. Будьте уверены на 99%, что китайцу-переводчику-приемщику предложат комиссионные. Или он сам их потребует. Таким образом, он возьмет плату с вас и с поставщика. Наши переводчики-приемщики на порядок более честные.

В некоторых случаях имеет смысл закорефаниться с местным менеджментом, типа начальника отдела продаж, которому отстегивать презенты в размере 1-3% от суммы закупок. Тогда он сам всё неплохо проконтролирует, чтобы качество товара было на уровне.

Однако конкуренция усиливается, юань ревальвирует, цены и зарплаты на внутреннем рынке растут, делая китайские товары все менее и менее конкурентноспособными. К тому же последний кризис сильно ударил по карманам и бизнесу китайских фабрик и посредников. Последние все чаще стараются соблюсти все условия соглашений, чтобы не потерять старых клиентов и привлечь новых. 
 

12. Цены на китайские товары и торг

Китайцы используют довольно своеобразное ценообразование, продиктованное восточной культурой и желанием больше продать. Довольно часто при первом запросе вы получаете цены, на 30-40% больше реальных.

Кроме того, понятия «прайс» в китайском бизнесе в недавнем прошлом не существовало. Да и сейчас существует не так много компаний, которые адекватно его воспринимают. На простую для европейца просьбу «дайте прайс» китайцы могут отреагировать по-разному. Кто-то даст завышенные цены, кто-то задаст кучу вопросов, кто-то действительно вышлет реальный прайс.

Еще помните, что у китайцев нет понятия "обмана". У них есть понятие "выгода". Ради своей выгоды они пойдут на все. Они будут обещать все что угодно, прогибаться по цене, только чтобы получить заказ.

Если вы торгуетесь на рынке, то можно не стесняться. Когда продавец в слезах и проклинает вас последними словами – вы можете быть уверены, что получили лучшую цену. Но если вы не видите товар, а пытаетесь договорится о цене на заказ, то нужно быть очень осторожным. Зачастую, из-за сильной конкуренции, китайцы соглашаются на любую цену, а потом уже думают, как по этой цене производить.

В момент становления отношений не стоит торговаться агрессивно. Можно лишь спросить, а возможны ли скидки с указанных цен и на каких условиях. А так как предложенная цена будет приемлема для получения прибыли, то сие терпимо. Зато в этом случае производители вряд ли будут пытаться подсунуть брак, чтобы не отпугнуть покупателя. платящего такую хорошую цену. А вот уже со 2-3 сделки можно будет начинать торговаться, но осторожно и аккуратно.

Торговаться нужно аккуратно, иначе потом дороже будет. Рекомендую не торговаться по почте, пока не приедет образец продукции. Аргументы для понижения цены помогают, но не всегда. Часто китайцы специально называют завышенные цены и не торгуются, таким образом, давая понять, что вы не интересны им, как потенциальный покупатель. Чаще это делают китайские производителеи, т.е заводы и фабрики.