Цель настоящего документа - обеспечить приемлемый уровень качества продукции и услуг поставщиков, для выпуска конкурентоспособной  продукции,  в соответствии с установленными требованиями (с момента планирования потребности в закупке  до оценки поставщика).

СОДЕРЖАНИЕ

 
1.  Цель
  
2. Область применения
 
3. Термины и сокращения
 
4. Ответственность
 
5. Описание процесса закупок
 
    5.1. Планирование закупок. Выбор поставщиков
    5.2. Бизнес-процесс закупок.
    5.3. Верификация закупаемой продукции. Оценка поставщиков
    5.4. Порядок закупок на основании норм потребления
    5.5. Порядок закупок на основании внеплановых заявок
 
Приложение А. Матрица распределения ответственности
 
Приложение B. Бизнес-процесс закупок
 
Приложение C. Внеплановая заявка на закупку
 
Приложение D. Нормы потребления вспомогательных материалов
 
Приложение Е. Распоряжение на оплаты таможенных платежей
 
Приложение F. Бизнес-процесс закупок
 
Приложение G. Перечень допущенных поставщиков
  
 

1. ЦЕЛЬ

Обеспечить приемлемый уровень качества продукции и услуг поставщиков, для выпуска конкурентоспособной  продукции,  в соответствии с установленными требованиями (с момента планирования потребности в закупке  до оценки поставщика).

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Данная процедура распространяется на  деятельность подразделений ООО "Компания”: отдел закупок, отдел таможенного оформления, складской комплекс, производство; отдел качества, бухгалтерию, отдел персонала, юрисконсульта, отдела информационных технологий и т.д.

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящей документированной процедуре применяют следующие термины с соответствующими определениями:

4. ОТВЕСТВЕННОСТЬ

 Ответственность  представлена в матрице распределения ответственности (Приложение А).

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

В целях оптимизации закупочной деятельности на предприятии принята следующая классификация закупок:

В качестве критерия классификации выбран параметр - основание для закупок.

Закупки на основании плана производства

Осуществляются для обеспечения бесперебойности производственных процессов предприятия: обеспечения основным сырьем производства и поддержания страховых сырьевых запасов. Отличительной особенностью данного вида закупок является прямая зависимость объемов закупок от плана производства.

На основании плана производства планируются закупки основных видов сырья, комплектующих, товаров, подлежащих перепродаже.

Закупки на основании норм потребления

Осуществляются для обеспечения основных и вспомогательных технологических процессов предприятия вспомогательными материалами. В отличие от закупок на основании плана производствазакупки на основании норм потребления не имеют абсолютную зависимость от значений плана производства и осуществляются исходя из месячных потребностей согласно утвержденным нормам потребления.

На основании норм потребления планируются закупки:

Закупки на основании заявок

Представляют собой единовременные закупки товароматериальных ценностей по инициативе уполномоченных должностных лиц предприятия и при наличии соответствующих внутренних согласований. Основанием для данного вида закупок является заявка на закупку.

5.1.     Планирование закупок

5.1.1.  Планирование закупок осуществляется отделом товарного планирования и распределения.

Основанием для планирования закупок являются следующие документы:

Долгосрочные планы закупок составляются сроком на один год и уточняются ежеквартально. Процесс годового планирования закупок основного сырья и вспомогательных материалов описан в пунктах 5.1.2. - 5.1.13. и схематично представлен в приложении B.

Краткосрочные планы закупок составляется ежемесячно.

5.1.2.  Ежегодно, до 5 ноября включительно заместитель генерального директора по коммерческим вопросам подготавливает годовой план продаж на следующий год, утверждает его у руководителя предприятия и передает его руководителю  отдела товарного планирования и распределения.

5.1.3.  Руководствуясь ограничениями со стороны производственных мощностей предприятия, начальник отдела товарного планирования и распределения, совместно с заместителем генерального директора по логистике формирует план производства, который при согласовании с заместителем генерального директора по производству, становиться основанием для планирования закупок.

5.1.4.  Для расчета объемов основного сырья, включаемых в план закупок, используется документ "Нормы расхода сырья на 1 ед. готовой продукции”, предоставляемый в отдел закупок начальником технологического отдела.

5.1.5. Для планирования закупок вспомогательных материалов, начальник технологического отдела разрабатывает и передает в отдел закупок документ "Нормы потребления вспомогательных материалов”. В качестве расчетного периода принимается один месяц.

Данный документ оформляется с разбивкой по производственным участкам.

В случае изменения норм потребления в отдел закупок передается актуализированный документ "Нормы потребления вспомогательных материалов”.

5.1.6. Выбор поставщиков, на основе их способности удовлетворять требования контракта (договора) на поставку продукции соответствующего качества в установленные сроки, осуществляет отдел закупок, привлекая при необходимости другие подразделения предприятия. При заключении контрактов на поставку ООО "Компания” строит свою политику на обеспечении долговременных связей с поставщиками. При выборе поставщиков, в том числе и  новых,  используется реестр поставщиков с учетом следующих критериев, перечисленных ниже:

Необходимые критерии:
 

Достаточные критерии:
 

При отсутствии у поставщика сертифицированной системы менеджмента качества или сертификата соответствия на продукцию, проводится мониторинг и измерения у поставщика (в случае, если продукция не подлежит входному контролю на предприятии), или внешний аудит, с целью оценки способности поставщика поставлять продукцию стабильного качества в соответствии с установленными и предполагаемыми требованиями (по согласованию с ним).

При поставке новых видов продукции, поставщик, по необходимости, предоставляет контрольные образцы (пробы), либо пробные партии, которые подвергаются процедуре мониторинга и измерений.

Начальник конструкторского отдела совместно с начальником технологического отдела определяет перечень закупаемых ТМЦ, подлежащих обязательному входному контролю качества, а также перечень товаров, в отношении которых при закупке необходимо требовать от поставщика документы, подтверждающие качество каждой закупаемой товарной партии.

Данный перечень передается начальнику отдела закупок, начальнику складского комплекса и начальнику отдела качества.

5.1.7.  В целях профилактики рисков сбоя поставок на предприятии формируются страховые запасы основного сырья и вспомогательных материалов. Нормы страховых запасов рассчитываются руководителем отдела закупок, согласовываются с начальником отдела товарного планирования и распределения и утверждаются заместителем генерального директора по логистике.

5.1.8.  Основываясь на плане производства, нормах страховых запасов, условиях поставок, оговоренных с поставщиками, начальник отдела товарного планирования и распределения составляет предварительный план закупок основного сырья и вспомогательных материалов, который утверждается заместителем генерального директора по логистике.

5.1.9.  Соответствующие статьи предварительного плана закупок направляются в адрес выбранных поставщиков для согласования объемов поставок на планируемый период.

Поставщик подтверждает возможность поставок путем направления в адрес ООО "Компания” письменного подтверждения.

В случае неподтверждения возможности поставок запрашиваемых объемов, отдел закупок обращается к альтернативным поставщикам. 

5.1.10. Начальник отдела закупок передаетсогласованный с поставщиками план закупок заместителю генерального директора по финансам для включения в расходную часть бюджета.

5.1.11. При непосредственном участии заместителя генерального директора по финансам и заместителя генерального директора по логистике, в процессе защиты бюджета принимается решение о достаточности доходной части.

Если данное решение принимается положительно, то план закупок подлежит утверждению заместителем генерального директора по логистике.

В случае если в процессе бюджетирования принимается решение об увеличении доходной части за счет увеличения объемов продаж, то процесс в части пунктов 5.1.2. - 5.1.11. повторяется, начиная с составления годового плана продаж, отвечающего требованиям бюджета.

5.1.12. После утверждения бюджета, план закупок, присутствующий в основе его расходной части утверждается заместителем генерального директора по логистике.

5.1.13. После утверждения, заместитель генерального директора по логистике доводит план закупок до исполнителей, сотрудников отдела закупок, сотрудников отдела таможенного оформления и сертификации, начальника складского комплекса.

5.1.14. Завершающим этапом планирования закупок сырья и материалов является заключение (перезаключение, продление) долгосрочных договоров с поставщиками и перевозчиками с целью определения условий сотрудничества с ними на планируемый период.

5.1.15. Долгосрочное планирование закупок, инициируемых подразделениями предприятия, осуществляется на основании плановых заявок. Плановые заявки регистрируются начальником отдела закупок по мере их поступления в реестре учета плановых заявок.

5.1.16. Отдел закупок консолидирует плановые заявки, для последующего предоставления заместителю генерального директора по финансам с целью включения стоимостей предполагаемых к приобретению товаров в расходную часть бюджета.

5.1.17. В процессе защиты бюджета принимается решение о включении в план закупок каждого наименования ТМЦ из указанных в плановых заявках.

По результатам бюджетирования ТМЦ, в отношении которых принято положительное решение, включаются в план закупок.

5.2.     Бизнес-процесс закупок

5.2.1.  Первым этапом закупки ТМЦ относящихся к категориям сырья и материалов является мониторинг соответствующих складских остатков, который осуществляет начальник отдела товарного планирования и распределения.

В результате анализа выявляется потребность в приобретении того либо иного наименования ТМЦ.

При выявлении потребности в пополнении складских запасов, начальник отдела товарного планирования и распределения рассчитывает размер заказа и устанавливает желаемые сроки поступления ТМЦ на склад.

На основании принятого решения составляется заказ.

Порядок закупок ТМЦ по нормам потребления описан в П.5.4.

5.2.2. Первым этапом закупки ТМЦ согласно плановым заявкам является подтверждение текущей потребности в данной закупке.

За два месяца предшествующих планируемой дате получения ТМЦ специалист по закупкам направляет в адрес инициатора закупки запрос на подтверждение закупки.

Инициатор закупки подтверждает (по электронной почте)потребность в течении двух суток с момента получения запроса.

Если инициатор подтверждает потребность в приобретении ТМЦ, то специалист по закупкам переходит к следующему этапу бизнес-процесса.

Если необходимость в закупке отсутствует, инициатор также сообщает об этом в течении двух суток с момента поступления запроса. 

5.2.3. Первым этапом закупки ТМЦ по внеплановой заявке является составление, согласование и передача внеплановой заявки начальнику отдела закупок.

Порядок закупок ТМЦ по внеплановым заявкам изложен в П.5.5.

5.2.4. В случае приобретения ТМЦ по заявке специалист по закупкам после подтверждения потребности в плановой закупке или получения внеплановой заявки приступает к поиску поставщика.

Поиск поставщика осуществляется согласно П. 5.1.6.

5.2.5. Специалист по закупкам направляет в адрес поставщика заказ с целью выявления текущей возможности поставщика удовлетворить потребность предприятия в соответствующих ТМЦ.

5.2.6. Поставщик направляет в адрес ООО "Компания” письмо, в котором подтверждает заказ или сообщает о том, что не в состоянии удовлетворить запрос предприятия.

Если поставщик подтверждает заказ, специалист по закупкам переходит к следующему этапу бизнес-процесса.

Заказ также считается подтвержденным, в случае если поставщик известил о том, что не может в полной мере обеспечить текущую потребность Общества в запрашиваемых ТМЦ или не готов поставить ее в заявленных срок и сложившаяся ситуация не приведет к существенному увеличению риска остановки производства.

В случае если поставщик не готов удовлетворить заказ, специалист по закупкам обращается с запросом (П.5.2.5.) к альтернативному поставщику.

5.2.7. В случае приобретения ТМЦ по заявке, после подтверждения заказа специалист по закупкам заключает с поставщиком договор на поставку.

5.2.8. При наличии подтвержденного заказа и договора (долгосрочного / на поставку)специалист по закупкам обеспечивает подписание с поставщиком спецификации (допускается дополнительное соглашение к долгосрочному договору)на закупаемую партию ТМЦ.

5.2.9. Специалист по закупкам рассчитывает все затраты связанные с поставкой ТМЦ, включая:

и вносит их в финансовый план предприятия.

5.2.10. Специалист по закупкам направляет в транспортный отдел заявку на перевозку (в соответствии со сроками исполнения заявок).

Специалисты транспортного отдела в соответствии с потребностью изложенной в заявке, обеспечивают поиск транспорта

Если транспортная компания, в адрес которой была направлена заявка, подтверждает запрос, то специалист транспортного отдела передает автору заявки данные о найденном транспортном средстве.

В противном случае, специалист транспортного отдела обращается к альтернативному поставщику транспортных услуг.

5.2.11. Если договор с поставщиком предусматривает полную либо частичную предоплату, бухгалтер (по распоряжению заместителя генерального директора по финансам)переводит денежные средства в размере предоплаты на расчетный счет поставщика.

Основание для оплаты – копия счета (спецификация, дополнительное соглашение к договору), согласованного начальником отдела закупок и подписанным заместителем генерального директора по логистике.

5.2.12. После получения предоплаты(если это предусмотрено договором)поставщик в оговоренный срок совершает отгрузку ТМЦ о чем сообщает специалисту по закупкам.

Специалист по закупкам обеспечивает прослеживаемость  доставки (созванивается с перевозчиком для выяснения местонахождения груза во время перевозки).

Если груз поступает из-за пределов таможенной границы РБ и предполагает обязательное таможенное оформление, то он поступает на таможенный терминал (наименование таможенного терминала указывается в заявке на перевозку)с которого по факту поступления груза в зону таможенного контроля специалист по закупкам получает соответствующую информацию.

Если груз не подлежит таможенному оформлению, то он поступает непосредственно на склад предприятия, о чем по факту прибытия перевозчик через службу безопасности уведомляет начальника складского комплекса.

5.2.13. После получения уведомления о поступлении груза на таможенный терминал специалист по таможенному оформлению получает у перевозчика пакет товаросопроводительных документов и  рассчитывает суммы таможенных платежей, после чего оформляет распоряжение на оплату (Приложение D), которое согласовывает с заместителем генерального директора по логистике и передает заместителю генерального директора по финансам.

Бухгалтер (по распоряжению заместителя генерального директора по финансам)переводит денежные средства согласно суммам и банковским реквизитам, указанным в распоряжении.

Распоряжение на оплату таможенных платежей подается заместителю генерального директора по финансам не позже 14:00.

Оплата таможенных платежей производится в день подачи распоряжения.

5.2.14. Таможенное оформление поступивших в адрес Общества ТМЦ осуществляется специалистом по таможенному оформлению в срок, не превышающий 2 суток с момента поступления груза на таможенный терминал (временем поступления груза на терминал считается время закрытия доставки).

5.2.15. Грузы, прошедшие процедуру таможенного оформления поступают на склад сырья и материалов в день оформления.

5.2.16. Специалист, отвечающего за приемку товара на складе сырья и материалов после выгрузки ТМЦ с транспортного средства пересчитывает (взвешивает) груз, после чего результаты пересчета сверяет с данными указанными в соответствующих товаросопроводительных документах: товаротранспортной накладной, счет-фактуре, упаковочном листе.

Если выявлено полное соответствие между результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, специалист складского комплекса обеспечивает размещение груза в установленном месте хранения и передает документы специалисту по складскому учету для оприходования ТМЦ. 

В случае несоответствия между результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, специалист склада сырья и материалов ставит в известность начальника складского комплекса.

Начальник складского комплекса совместно со специалистом по закупкам и начальником отдела закупок (при необходимости с заместителем генерального директора по логистики)принимают решение,  касательно выявленного расхождения.

5.2.17. Специалист склада сырья и материалов согласно поданным товаросопроводительным документам вносит информацию о поступлении ТМЦ на склад предприятия в электронную базу данных.

После внесения в базу данных информации о поступлении ТМЦ на склад специалист склада передает товаросопроводительные документы в бухгалтерию.

Документы передаются в бухгалтерию в течении двух дней после оприходования товара, включая день оприходования (сертификаты – в отдел качества).

5.2.18. Если договор с поставщиком предусматривает полную или частичную оплату по факту поступления закупаемых ТМЦ на склад предприятия (таможенный терминал), бухгалтер (по распоряжению заместителя генерального директора по финансам)переводит денежные средства в размере окончательной оплаты на расчетный счет поставщика.

Основание для оплаты – копия счета-фактуры (спецификации, дополнительного соглашения), подписанного специалистом по закупкам и заместителем генерального директора по логистике.

5.2.19. Аналогично П. 5.2.18. осуществляется оплата услуг за перевозку и обработку груза на терминале.

5.2.20. Входной контроль качества выполняется согласно процедуре разработанной начальником отдела качества.

5.2.20. По результатам каждой поставки специалист по закупкам, при участии специалиста складского комплекса отвечающего за поступления сырья и материалов на склад, а также по заключению отдела качества заполняет "карточку поставщика”, в которой оценивает качество поставки в соответствии с заданными критериями, перечисленными в П. 5.1.6.

По данным сайта  http://logists.by