Учет и управление закупками можно разделить на следующие процессы: 

Планирование затрат

1. Планирование затрат осуществляется ежегодно. Каждый отдел компании в начале года предоставляет в отдел бюджетирования бюджет затрат, которые он планирует понести. При этом ежемесячно допускается коррекция первоначально предоставленного бюджета.

2. Отдел бюджетирования просматривает предоставленный отделами бюджет, при необходимости корректирует его и заносит в автоматизированную систему.

Бюджет планируется в разрезе различных аналитик: бюджетный период, центр финансовой ответственности (отдел, несущий затраты), объект строительства, а также элементов затрат и номенклатуры планируемых затрат (материалы, основные средства, товарные и ОС-издержки, строительно-монтажные работы, услуги). Бюджет может планироваться как в разрезе цены и количества, так и в разрезе общей суммы. Для составления бюджета может использоваться отдельная система бюджетирования, интегрированная с учетной системой, данные из которой автоматически будут попадать в учетную систему.

Контроль закупок

1. Отдел ежемесячно осуществляет затраты: заказывает ТМЦ, ОС, строительно-монтажные работы (СМР), услуги, несет транспортные издержки. Все эти затраты предварительно должны быть учтены при составлении бюджетов. Для осуществления необходимой закупки или заказа услуги и СМР ответственный сотрудник отдела заводит Заявку на Расход. Заявка на Расход служит для обеспечения контроля над расходами и проверки соответствия расхода бюджету. В заявке на Расход указывается необходимая аналитика и номенклатура желаемого расхода (аналогичная той, в разрезе которой предварительно планировался бюджет). После того, как сотрудник заканчивает заполнение формы расходной заявки, он отправляет заявку на сверку с бюджетом.

Сверка с бюджетом происходит в автоматическом режиме, если заявленные расходы в заявке совпадают с ранее утвержденным бюджетом, заявке присваивается тип «бюджетная», происходит выборка лимитов бюджета, после чего по заявке возможно осуществлять закупку ТМЦ, ОС или заказ услуг и СМР.

2. Если заявка не «попала в бюджет» даже частично — заявке присваивается статус «внебюджетная», и для осуществления затрат по ней необходимо дополнительное согласование с руководством соответствующих отделов.

Для осуществления согласования внебюджетной расходной заявки удобно использовать систему документооборота, в которую из учетной системы загружается форма расходной заявки и отправляется по определенному кругу согласования. Круг согласования определяется автоматически в зависимости от отдела, инициирующего расходную заявку. В него входят: начальник отдела, инициирующего расход, начальники отдела бюджетирования и планово-экономического отдела. Замыкает «круг согласования» директор по экономике и финансам. Заявка может быть отклонена на каждом этапе согласования. Заявка может быть согласована только в том случае, если она успешно прошла все эти этапы.

3. Если внебюджетная заявка была согласована, по ней может быть осуществлен расход. Для этого из расходной заявки формируется приходный документ, по которому учитывается факт осуществления затрат. По факту поступления первичных документов корректируется ранее созданный приходный документ в соответствии с фактически пришедшими ТМЦ, оказанными услугами и прочими затратами. По окончании корректировки приходного документа он сравнивается с инициирующей его Заявкой на расход. Если данные о расходах в Заявке и приходном документе совпадают, то приходный документ может быть проведен в системе. В случае несовпадения данных о расходах в приходном документе и Заявке, а именно превышения фактически поставленных ТМЦ, услуг и прочих расходов относительно Заявки, проверяется, попадает ли сумма превышения в допустимый диапазон отклонения от бюджета. Если сумма превышения попадает в допустимый диапазон, то приходный документ может быть учтен с сохранением информации о сумме, идущей сверх бюджета. Если сумма превышения не попадает в допустимый диапазон, то приходный документ передается в систему на вторичное согласование.

Контроль платежей

При необходимости осуществить платеж поставщику ответственный сотрудник отдела должен завести Заявку на Оплату. Различается два типа Заявок на оплату: заявка на аванс и заявка на оплату. Заявка на аванс заводится в случае необходимости проведения предоплаты поставщику услуг, материалов, основных средств и пр. Заявка на аванс формируется из бюджетной или внебюджетной согласованной расходной заявки. Заявка на аванс дополнительно согласовывается и отправляется в оплату Финансовым отделом. Заявка на оплату формируется автоматически после проведения прихода ТМЦ или акта выполненных работ в учетной системе. Заявка на оплату, как и заявка на аванс, дополнительно согласовывается и отправляется в оплату Финансовым отделом. Финансовый отдел пользуется учтенной информацией и формирует платежки в подсистеме «Банк-Клиент». После получения выписки в учетную систему загружается разноска банка из подсистемы «Банк-Клиент».

Учет незаявленного предварительно расхода