Логистика поставок запасных частей и управление товарными запасами на складах Предприятия-производителя существенным образом отличается от логистики поставок готового товара для дистрибьютора. Комбинаторика логистики обеспечения производства гораздо сложнее и требует дополнительных технологий. Опыт организации поставок при контрактном производстве изложен в данной публикации.

Прежде всего, определимся с термином — контрактное производство. В данном случае речь идёт об организации производства товара по заказам конкретного дистрибьютора. При этом, владельцем марки товара и технических условий его производства является данный дистрибьютор. Как правило, дистрибьютор сам определяет поставщиков основных компонентов данного товара. От Производителя требуется в оговоренный срок произвести заданное количество товара с оговоренным качеством. Данный способ производства находит всё большее распространение в нашей стране. Поэтому, у директоров по логистике компаний-дистрибьюторов появляются новые задачи. Их компетенции становятся более универсальными и всё больше приближаются к владению всеми технологиями по всей цепочке поставок.

Казалось бы, какая разница — поставлять на склады готовые товары или запчасти, расходные материалы и сырьё для производства? Для ответа на этот вопрос обозначим основные отличия системы поставок для обеспечения производства от поставок готовых товаров.

Определив новый круг проблем, приступим к разработке способов их решения. Как известно, всё гениальное — просто. Поэтому, прежде всего, хотелось бы задаться неким образом алгоритма, который без особой высокой науки, «весомо и зримо» (словами поэта) позволит найти сквозное решение всех пяти задач, перечисленных выше. На мой взгляд, именно сквозное решение, а не попытка решать каждый из вопросов в отдельности, позволит достичь весомых результатов.

Вы когда-нибудь собирали детские пирамидки? Представьте себе массивное основание и закреплённый в нём столбик. Вам необходимо нанизать на этот столбик 10 разноцветных колечек в определённой последовательности. И когда пирамидка собрана, сверху вы закрепляете наконечник. Ну вот, дело и сделано, пирамидку можно показывать родителям... А теперь представьте, что таких пирамидок у вас от десятка и более. Если предположить, что количество колечек и оснований со столбиком кратное, то собрав все пирамидки, у вас не должно остаться ни одного свободного колечка. Каждое из них «привяжется» к своей пирамидке. Но при этом, важно не ошибиться как с размерами, так и с порядком сборки. Иначе пирамидка не получится и придётся многое переделывать... А теперь представим гору колечек и полное отсутствие оснований со столбиками. Или их слишком мало. Что вы сможете построить в этой ситуации? В лучшем случае, вы соберёте ровно столько пирамидок, сколько имеете оснований со столбиками. Остальные колечки, скорее всего, так и останутся лежать неряшливой кучей, которая всем только мешает. Улавливаете логику? Вы ещё ребёнком совершали свои первые действия по управлению товарными запасами запасных частей и комплектующих при производстве пирамидок!

Переходим к нашим взрослым проблемам. Итак, нам предстоит решать уравнение с несколькими переменными:

Y = f(X1) + f(X2) + f(X3) + f(X4) + f(X5);

Где: Y — количество готового товара данного наименования, который логисты должны обеспечить на складе в заданное время;

f(Х1)— некая функция, которая позволяет варьировать остатки комплектующих на складе Производителя в сторону того или иного заказа, в зависимости от неопределённости спроса;

f(X2)— функция, планирующая распределение комплектующих, находящихся в пути, в зависимости от неопределённостей спроса и поставок;

f(X3)— функция, планирующая потребность в комплектующих на стадии производства с учётом ограничителей поставщика комплектующих;

f(X4)— функция, предусматривающая отклонения в качестве поставляемых комплектующих;

f(X5)— функция, обеспечивающая своевременность платежей для обеспечения планов логистики по отгрузке комплектующих и производства готовых товаров.

А теперь представьте, насколько сложной будет ваша задача, если вы попытаетесь решать данное уравнение в увязке с пятью другими уравнениями, которые в свою очередь, содержат набор своих переменных величин, каждая из которых также имеет свой набор неопределённостей и погрешностей. А ведь таких наименований не одно и не два... Нередко, именно на этом этапе, аналитики и специалисты логистических подразделений попросту тонут в бесконечных таблицах, коэффициентах и вычислениях. При этом, конкретный специалист превращается в незаменимую персону, т.к. никто другой не сможет оперативно разобраться в технологии принятия решений в его области.

Давайте попробуем с помощью «теории пирамидок», во-первых, максимально сократить количество переменных величин в процессе управления поставками, и, во-вторых, сделать его максимально прозрачным и понятным даже ребёнку.

Сквозное решение проблемы.

Сначала выделим наиболее критичные места, возникающие в работе компаний-дистрибьюторов при переводе на контрактное производство значительной доли своего ассортимента. Именно эти «болевые» точки и поставим во главу решения проблемы. По опыту своей работы, могу сказать, что наиболее сложными стали задачи согласования планов логистики и финансового подразделения, а также управление запасами исходных компонентов для производства. При этом, не будем забывать, что главная наша цель — это обеспечить поставку нужного количества готового товара на склад в заданное время. Именно эту цель и сделаем основанием нашей пирамидки. А формально её обозначим как Базовый план поставок (БПП) по данному наименованию. Предположим, что источником БПП является некое аналитическое подразделение компании, которое направляет его в логистическое подразделение (далее — Отдел поставок (ОП)) в установленные сроки и в утверждённой форме. План направляется в виде таблицы Excel с обязательным внесением в корпоративную Базу Данных (БД). Каждая версия Базового плана поставок (БПП) по каждому наименованию обязательно должна иметь некий идентификатор. К примеру,БПП по товару А, направленный 25 августа 2010 года имеет номер БПП-0610/273568/01, где 0610 — это месяц и год формирования первой версии БПП по данному наименованию, 273568 — код готового товара в вашей БД, а 01 — текущий номер версии БПП по данному наименованию. Если же БПП по данному наименованию по тем или иным причинам претерпел изменения, то следующая версия получает номер БПП-0610/273568/02. Регламент формирования, внесения изменений в БПП, их согласование и утверждение следует прописать в рамках процессного планирования бизнеса компании. Форма БПП также предусматривает набор признаков, позволяющих ОП расставлять приоритеты и принимать решения при формировании Планов поставок комплектующих и готовых товаров. Пример упрощённой версии БПП приведён в таблице 1.

  Итак, основа пирамидки сформирована. Для дальнейшей сборки, нам нужен «столбик». Напомню его назначение. Столбик привязывает заданное количество колечек нужного размера к конкретному основанию в заданной последовательности. Этим столбиком станет так называемый документ списания. При этом, используется механизм резервирования товаров, предусмотренный в любом стандартном ПО. Пример документа списания приведён в таблице 2.

Таблица 2. Типовой документ списания при поставках комплектующих

Каково назначение данного документа в нашем случае? Вы закрепляете все имеющиеся в БД комплектующие в нужном количестве за каждым наименованием товара, приведённым в БПП. Если одно и то же наименование комплектующих имеет разное местонахождение или ещё только в проекте, то лучше их указать отдельными строчками. Итак, получив от заказчика БПП, с помощью документов списания мы решили две задачи. Во-первых, мы распределили имеющиеся запасы комплектующих и, соответственно, очертили свободный запас, который может быть использован под другие заказы. Во-вторых, мы сформировали дефицит комплектующих, которые нам необходимо допоставить чтобы произвести необходимое количество товара. Т.е. если в документе списания появляются комплектующие, которые отсутствуют в нужном количестве в БД, то мгновенно появляется некий отрицательный (красный) остаток. Обратите внимание — по строке со статусами «проект-проект» дата поставки комплектующих на Производство не указана. Причина — данная строка была создана именно для того, чтобы сформировать дефицит комплектующих, которые ещё не включились в цепочку поставок. Как только данный заказ будет принят Поставщиком в производство, статус строки поменяется на «в производстве» и появятся плановые даты как движения комплектующих по реперным точкам, так и дата готовности товара. «Красный» остаток плановой потребности (дефицита) превращается в «чёрное» реальное количество, включенное в цепочку поставок. Поэтому, документы списания с «красными» строками автоматически отмечаются «красным» цветом в сводном реестре и находятся под особым контролем руководителя ОП.

В принципе, можно указать и денежные характеристики комплектующих, а также плановые сроки и назначения платежей. Но создаваться эти параметры будут в другом документе, о котором будет сказано ниже.

Приступим к набору колечек. Прежде всего, нужно сделать так, чтобы они появились. А уже затем, начнём их складывать. Напомню, что пока колечки будут валяться на полу, они как бы ничьи, а точнее — общие. Но как только вы привязали их к конкретному основанию с помощью столбика, данное колечко стало принадлежностью конкретной пирамидки. При этом, колечки нужно складывать в определённой временной последовательности. Ваша задача — сделать так, чтобы, с одной стороны, количество колечек было достаточным для сборки необходимого количества пирамидок, и в то же время, количество «бесхозных» колечек стало минимальным, а идеально — их не должно быть вообще.

Технологию «появления» и складывания колечек мы задаём документом поставки. Основой его формирования является проект плана поставок комплектующих, т.е. та идеальная потребность, которая выявилась при создании документов списания. Поскольку одно и то же наименование комплектующих может быть в нескольких механизмах списания, требуется иметь механизм консолидации по наименованиям. Далее, имея данные о том, что нам нужно, формируем документы поставок с учётом условий Поставщиков. Согласовываем данный документ (проформу заказа) с Поставщиком. Как только Поставщик комплектующих запустит его в производство, в системе появляются и плановые даты окончания производства, дата отгрузки, дата поставки на Предприятие, дата окончания производства готового товара и дата поставки готового товар на склад вашей компании. Кроме того, устанавливаются даты, цены и суммы платежей на всем пути товародвижения комплектующих и готовых товаров. Примерный вид документа поставки приведён в таблице 3.

Создав документ поставки, мы завели в БД новое количество «колечек», которые автоматически привязываются к уже созданным документам списания с указанием параметров товародвижения, или остаются в свободном резерве. Т.е. производится встречная проверка потребностей и плана поставок с тем, чтобы ни одна единица комплектующих «не проскочила» мимо заказа, а с другой стороны, ни один заказ на комплектующие не остался без отработки решения с Поставщиком. Конечно, можно и автоматизировать процесс формирования документа списания на основе сформированного БПП. Но в таком случае нужно обязательно предусмотреть механизм блокировки изменений БПП без согласования с менеджером ОП. Иначе, быть беде!

Итак, в таблицах 2–3 приведены два основных исходных документа, которые формируют сотрудники отдела поставок.Остальные документы, о которых будет сказано ниже, должно формировать ваше программное обеспечение и БД.

В частности, консолидация документов поставок позволяет вам получить реальный план поставок комплектующих и бюджет Отдела поставок. Согласовав то, что мы хотим, и то, что мы можем оплатить, получаем утверждённые Планы поставок комплектующих и товаров. В результате, мы знаем, сколько нам нужно колечек, сколько их поневоле останется на будущее, и сколько полных пирамидок мы сможем представить нашим родителям по окончании дня. Упрощённый вид планов поставок комплектующих и товаров приведён в таблицах 4 и 5.

Таблица 4. График поставки комплектующих

 Таблица 5. График поставки товаров

Примерный бюджет отдела поставок приведён в таблице 6.

Таблица 6. Бюджет поставок

Кроме того, вы получите картину товарного запаса (ТЗ) как комплектующих, так и товаров на всех стадиях логистической цепочки, в том числе, в будущих периодах. Вид отчёта по ТЗ комплектующих приведён в таблице 7.

Таблица 7. Отчёт по остаткам комплектующих

Необычность данной технологии заключается в том, что мы начинаем формировать логистические планы с документа, который обычно готовится при окончании процесса. Т.е. мы как бы переносим себя в будущее, и оттуда, от конечной цели, руководим сегодняшним днём.Соответственно, мы видим в режиме он-лайн и всю цепочку товародвижения, включая товарные запасы будущего периода. Второе отличие — исполнители формируют только исходные первичные документы. А консолидированные заказы, планы, мониторинги и отчёты формирует Программное обеспечение в вашей Базе данных. Тем самым, достигается максимальная независимость от человеческого фактора при управлении цепочками поставок. Нельзя позволять исполнителям внедряться в середину технологии планирования и контроля и субъективно влиять на оценку ситуации! Их задача корректно и внимательно сформировать и внести, при необходимости, изменения в первичные документы товародвижения. Причём актуализировать эти документы желательно ежедневно. При нынешних темпах логистики, отсутствие ежедневной актуализации означает возможную потерю контроля над ситуацией.

Конечно, есть ещё масса технических вопросов, в частности, адаптация исходных документов при изменении условий поставок, корректировка исходных документов при изменениях параметров БПП, формы мониторинга исполнения планов, применяемое ПО и т.д. и т.п. Об этом мы можем поговорить в дальнейших публикациях, если данная технология заинтересует читателей.

 Опубликовано в журнале «Логинфо» № 3 2011

 www.logist.ru