Требования к документальному сопровождению грузоперевозок прописаны в Гражданском кодексе РФ (глава 40, Перевозка), а к экспедированию грузов главой 41 Транспортная экспедиция. Форма документов определяется законами и постановлениями правительства.

Документы для автомобильных грузоперевозок по России

Документы водителя — это в первую очередь водительское удостоверение, подтверждающее его квалификацию. При необходимости требуется ряд документов, разрешающий транспортировку опасных грузов, перевозимых по специальному разрешению (лицензии). В этом случае водитель должен иметь свидетельство о допуске, лицензионную карточку. В случае перевозки негабаритных или особо тяжелых грузов потребуется специальное разрешение на их перевозку и пропуск, выдаваемый в ГИБДД.

Если автомобиль не принадлежит водителю, то ему потребуется доверенность на управление автомобилем от владельца машины. Список документов можно дополнить необязательными, но полезными бумагами: например, копией трудового договора.

Документы на транспортное средство

Стандартный набор регистрационных документов — ПТС, талон о прохождении техосмотра, страховой полис – естественно входит в число документов необходимых для грузоперевозок. Для каждого рейса отдельно выписывается путевой лист. Он оформляется бухгалтерией транспортной компании, либо отправителем груза, если перевозка осуществляется без участия независимой логистической компании.

Путевой лист выдается на каждое транспортное средство. Период его действия — не более одного месяца. Он содержит сведения и о машине, и о водителе. В частности, там указана дата медосмотра водителя, километраж, маршрут машины, время выезда со стоянки и возвращения назад.

Документы на груз

В компании, осуществляющей грузоперевозки, документооборот основан на товарно-транспортных накладных. Именно они служат документальным подтверждением факта сделки — передачи товара от поставщика покупателю. Накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В товарном разделе указаны данные отправителя и получателя груза, а также сущность сделки — покупка, продажа. На основании товарного раздела груз списывают и принимают на склад.

Транспортный раздел служит для описания сделки между отправителем и перевозчиком. На основании этих данных производится учет транспортных работ.

Товарно-транспортная накладная для каждой поездки выписывается отдельно. Если грузополучателей несколько, то отправитель груза выписывает отдельные накладные на каждую партию товара.

Товарно-транспортная накладная обычно заполняется в четырех экземплярах – для грузоотправителя (для подтверждения списания товара со склада), для получателя груза, и  два экземпляра накладной остаются в бухгалтерии транспортной организации.

Если к услугам транспортной компании не обращаются – например покупатель пользуется собственным транспортом для доставки товара, то оформляется простая товарная накладная.

Специальные документы на груз

Некоторые виды груза требует оформления специальных документов. Например, продукты питания должны сопровождаться сертификатом или удостоверение качества продукции. Скоропортящийся груз должен быть снабжен листом контрольных проверок температуры груза и воздуха в кузове. Для перевозки живых животных требуется ветеринарное свидетельство и карантинный сертификат, санитарный паспорт на транспортное средство.

Правильно оформленные документы – залог успешных грузоперевозок.

Источник:  http://www.transmap.ru/