Процесс согласования целей и оплаты труда в рамках системы мотивации

На третьем этапе следует проработать процесс согласования целей с сотрудниками и реализации системы мотивации. Исходные пункты: определение стратегии и разработка целей и целевых значений показателей в сбалансированной системе показателей. Если цели определены и был осуществлен процесс каскадирования на несколько уровней организационной иерархии, то руководство компании может приступать к согласованию целей с сотрудниками. В рамках таких собеседований с сотрудниками согласуются сами цели (например, стратегические цели, индивидуальные цели личного развития, оперативные цели), их вес в общей системе целей и сроки реализации. Результаты этого процесса могут быть задокументированы (рис. 6).

Рис. 6. Пример формуляра для процесса согласования целей.

В течение года проводится оценка достижения поставленных целей и определяется необходимость корректирующих мероприятий или внесения других изменений. В конце года проводится собеседование руководителя с подчиненным, на котором оценивается степень достижения согласованных целей. Результатом этой оценки является определение величины переменной составляющей в заработной плате (рис. 7). Если цели достигнуты по всем уровням иерархии целей компании, то переменная составляющая системы мотивации выплачивается сотрудникам.

Рис. 7. Согласование целей с сотрудниками и оплата труда.

По сравнению с системами согласования целей, не связанными напрямую со стратегией компании, система мотивации, построенная на базе сбалансированной системы показателей, непосредственно привязана к стратегическим целям компании: цели каждого сотрудника определяются на основе системы стратегических целей компании в целом. В результате у сотрудников появляется возможность ориентировать свою деятельность на достижение целей компании.

Далее рассматриваются две ситуации, связанные с проблемой согласования целей в организации. В одной компании согласование целей базируется на сбалансированной системе показателей, а в другой цели согласовывались с сотрудниками без привязки к стратегии.

ПРИМЕР

На основании проведенного нами в 1998 г. сравнительного исследования двух дочерних предприятий крупного промышленного концерна можно хорошо представить способ воздействия на сотрудников управления, ориентированного на цели, возможность свободных действий и мотивацию.

Фирма 1 в конце 80-х годов пережила внезапное и значительное сокращение оборота, в результате чего она была вынуждена начать реализацию широкой программы перемен. Составной частью этой программы было внедрение базирующейся на показателях системы МВО, а выбор величин измерения осуществлялся на основании стратегии фирмы (подход с опорой на систему BSC). Последовательно придерживаясь новой ориентации, предприятию удалось после нескольких убыточных лет достичь такого уровня развития, что его вклад в общий результат деятельности концерна стал одним из самых весомых. Сравнение предприятий в международном масштабе (бенчмаркинг) показывает, что в Европе эта фирма принадлежит теперь по всем показателям к 25% лучших предприятий.

Фирма 2 работает в родственной отрасли и имеет приблизительно такое же количество сотрудников. В отрасли в последние годы не было значительных изменений оборота или выручки. Фирма приступила к реализации программы МВО несколько лет назад. Разработка стратегии началась только в 1998 г.

Оценки и выводы базируются на результатах письменного опроса сотрудников первых трех уровней управления обоих предприятий. Цель этой акции состояла в анализе системы управления и в определении возможностей улучшения ситуации. В описании каждого рисунка указывается также соответствующий вопрос к руководящим сотрудникам обеих фирм.

На рис. 8 видно, насколько по-разному применяют систему. МВО на предприятиях. Анализируя фирму 2, следует исходить из того, что фокусировка в работе более 50% сотрудников невозможна из-за большого количества целей. Тем самым резко возрастает угроза выхолащивания целей. В этой главе мы покажем, как из сбалансированной системы показателей выводятся существенные индивидуальные цели.

Рис. 8. Вопрос 1 «Количество моих целей».

Ответы на вопрос 2 (рис. 9) демонстрируют различия в процессе достижения договоренностей о целях, на которые ранее указывалось как на важнейший фактор признания целей. Если на фирме 1 почти 80% сотрудников не придерживаются мнения, что цели задаются свыше, то на фирме 2 таких чуть больше 50%. Сбалансированная система показателей оказывает здесь двойное положительное воздействие на процесс достижения договоренностей о целях.

Рис. 9. Вопрос 2 «Мои цели безоговорочно задает руководство».

В процессе создания BSC совместно разрабатываются цели и устанавливаются целевые показатели; при каскадировании и конкретизации системы показателей этот процесс повторяется, чем обеспечиваются задействован-ность и признание со стороны участников этого процесса. Выведением личных целей из целей системы BSC и ясным соотношением индивидуальных целей и целей предприятия достигается более высокий уровень признания, поскольку в таком случае каждый видит и понимает индивидуальные цели как вклад в общий успех деятельности предприятия, а не как более или менее произвольные задания руководителя.

При оценке ответов на вопрос 3 (рис.10) становится очевидным, насколько едины во мнении менеджеры обоих предприятий: убедительная система целей (функционирующая по меньшей мере на фирме 1), по их мнению, не препятствует или мало препятствует гибкости или новым идеям. Таким образом, очень относительным можно считать возражение о том, что система МВО создает препятствия креативности и ограничивает свободу действий.

Рис. 10. Вопрос 3: «наша система целей препятствует гибкости и новым идеям»

Последовательность в достижении целей и направленность на них поведения сотрудников являются существенными полезными аспектами системы целей. Направленность (Alignment) всех сил на общую цель принадлежит к ключевым факторам особенно в условиях быстро изменяющейся внешней среды. Сбалансированная система показателей в сочетании с системой МВО может обеспечить эту способность к преобразованиям и изменениям. При помощи системы BSC изменяющиеся цели конкретизируются и каскадируются, а система МВО способствует последовательному направлению всех сил на цели предприятия — сравните ответы на вопрос 4 (рис.11).

Рис. 11. Вопрос 4: «на нашем предприятии все работают заодно и стремятся к одной цели»

Общая направленность на цели и чувство «пребывания в одной лодке» существенно усиливаются системой целей, если сотрудники ощущают себя «живущими» в ней. Это сказывается на так называемых «мягких» факторах. В нашем исследовании мы установили, что на фирме 1 заметно лучше климат доверия, чем на фирме 2. На фирме 2 на переднем плане личные интересы. Менеджеры фирмы 1 воспринимают свое предприятие не как иерархически управляемое, а как управляемое по сетевому принципу. Это обусловлено целями и механизмами управления, что способствует формированию многочисленных правил самоуправления. Вмешательство руководства сокращено до необходимого минимума, а сотрудники получили больше ответственности. Несмотря на честолюбивые целеустановки, фирма 1 уделяет особое внимание целям всего предприятия.

Стимулирование самоуправления сотрудников при помощи сбалансированной системы показателей

Самоуправляющиеся системы не везде применимы. Но там, где их можно использовать, они способствуют заметному повышению производительности и мотивированности. Самоуправляющиеся системы имеют следующие качества:

В рамках управления предприятием принципы самоуправляющихся систем дают ряд преимуществ.

Показатели сбалансированной системы показателей образуют хорошую исходную базу для самоуправляющихся систем, поскольку они показывают всем участникам общие цели. Для того чтобы на этой основе действительно можно было развить самоуправляющуюся систему, необходима система обратной связи. Эта система постоянно и непосредственно отражает эффекты собственных действий и тем самым вклад каждого в достижение общей цели. Как правило, построение системы обратной связи следует за разработкой BSC.

Рассмотрим применение и действие самоуправляющейся системы на базе BSC.

ПРИМЕР

Компания Austria Mineralol GmbH является 100%-ным дочерним предприятием австрийской нефтяной компании OMV и отвечает за сбыт жидкого топлива. Она продает и поставляет жидкое топливо конечным потребителям (частным лицам, малым и крупным предприятиям) через пять филиалов в Австрии.

Заказы жидкого топлива частными лицами в большинстве случаев осуществляются по телефону. Клиенты, как правило, вступают в контакт со многими поставщиками, а затем исходя из цены и отдельных критериев качества принимают решение. Поэтому важнейшая стратегическая цель Austria Mineralol GmbH (определенная в рамках разработки BSC) состоит в повышении квоты заключения договоров на поставку жидкого топлива. Этому должны способствовать, с одной стороны, соответствующая конкурентной среде ценовая политика, а с другой — профессиональное поведение продавцов.

Austria Mineralol GmbH в качестве одного из важнейших показателей системы BSC определила квоту заключения договоров (соотношение заключенных договоров и поступивших телефонных запросов); отчетность по этой величине измерения — как и по всем другим величинам измерения BSC — составлялась ежеквартально. Эта величина показывает, удается ли компании успешно действовать на рынке и устойчиво повышать эффективность продаж, — наряду с логистикой сбыт является одним из главных блоков затрат.

Ежеквартального отчета об этой величине, естественно, недостаточно для текущего оперативного управления и оказания влияния на поведение сотрудников. Поэтому Austria Mineralol GmbH определила после создания системы BSC два фактора, влияющих на заключение договоров в момент телефонного запроса: поведение сотрудников у телефона (независимо от цены) и цена (в сравнении с ценой непосредственных конкурентов). Тем самым были сформулированы требования к отчетности: в отчетах должна содержаться информация как об эффективности телефонных переговоров, так и о гибком адаптировании цены. Оба параметра требуют по возможности быстрого управления и адаптирования, чтобы не допустить падения числа заключенных договоров и связанных с этим потерь.

Решение состояло в on-line отчетности о заключенных договорах для всех филиалов и предприятия в целом. Техническая реализация была обеспечена соединением современного телефонного оборудования с соответствующим компьютерным и программным обеспечением.

Получателями этой информации являются филиалы по продажам, руководитель службы сбыта и подразделения, формирующие цены. Таким образом, была создана самоуправляющаяся система со следующими эффектами.

Влияние на поведение сотрудников: сотрудники по продажам видят на основе данных о заключении договоров их филиалами, насколько результативно — при одинаковых ценах — они работают. Филиалы с худшей результативностью вскоре после внедрения этой системы начали знакомиться с опытом филиалов с лучшими результатами, устанавливали отличия в их поведении при продажах, чтобы добиться улучшения собственных результатов. Это удалось только в процессе самоуправления, хотя уже перед внедрением системы на предприятии были реализованы стандартизированные и способствующие повышению производительности стратегические мероприятия — «загадки продаж» и «руководство к разговорам по телефону при продажах». Установление цены исходя из ситуации на рынке: получая постоянную информацию о заключении договоров во всей Австрии, подразделения, формирующие цены, оказались в ситуации, позволяющей им быстро реагировать на рынок. При превышении определенного показателя заключенных договоров цена соответственно повышается, поскольку она была, наверное, слишком выгодной для покупателей, а при недостижении определенного уровня цена снижается. Таким образом, можно оптимально использовать возможности рынка.

Этот пример показывает, что сбалансированная система показателей может быть использована как стартовая база для внедрения самоуправляющихся систем. Важный вызов для управления предприятием состоит при этом в формировании «интеллигентных» контролирующих систем. Эти системы отличаются высоким уровнем дееспособности и быстрее адаптируются к изменениям окружающей среды и возрастающей динамике, чем системы «права и порядка». Четкое и количественно выраженное задание целей, на которые должны ориентироваться самоуправляющиеся системы, способствует их соединению со сбалансированной системой показателей.

Эмпирическое исследование: сбалансированная система показателей и согласование целей

Потенциал сбалансированной системы показателей в области согласования целей с сотрудниками очевиден. В этой системе обсуждаются ключевые параметры системы согласования целей — сами вербально сформулированные цели, показатели и их целевые значения, а также мероприятия.

Как уже упоминалось, одна из важнейших целей внедрения сбалансированной системы показателей состоит в улучшении процесса согласования целей с сотрудниками. Несмотря на то, что процент разочарованных по этому аспекту пользователей BSC достаточно высок (около 20%), следует отметить, что 70% предприятий, внедривших BSC, констатирует желаемое улучшение процесса согласования целей (рис.12).

Рис. 12. Степень выполнения ожиданий улучшения процесса согласования целей (n = 103)

Несмотря на такую положительную оценку, ряд компаний сталкивается со значительными проблемами в процессе согласования целей с сотрудниками. Многие предприятия рассматривают аспект связи процесса согласования целей со стратегией как слабую сторону. Среди компаний, не имеющих большого опыта использования сбалансированной системы показателей, удельный вес таких компаний составляет 43% (рис. 13). Процесс согласования целей на основе сбалансированной системы показателей наиболее распространен среди руководящего персонала (рис.14).

Рис. 13. Качество процесса согласования целей с учетом различного опыта использования сбалансированной системы показателей

Рис. 14. Согласование целей с руководителями на основе сбалансированной системы показателей (n = 96)

Согласование целей с сотрудниками на основе сбалансированной системы показателей становится все более популярным. Результаты опроса показывают, что почти 40% опрошенных компаний «большинство» своих селей согласуют с сотрудниками при помощи BSC (рис.15).

Рис. 15. Согласование целей с сотрудниками на основе сбалансированной системы показателей (n = 96)

Согласование целей не всегда связано с системой оплаты труда. Несмотря на то, что согласованные цели часто используются в качестве основы для формирования переменной части системы мотивации, эта зависимость к обязательная. На практике этот вопрос обсуждается весьма активно. Это видно также по данным проведенного опроса: практически каждая третья компания указывает на наличие связи сбалансированной системы показателей и системы оплаты труда, но 45% опрошенных компаний отвечают на этот вопрос отрицательно (рис.16).

Рис. 16. Связь системы оплаты труда и сбалансированной системы показателей (n = 96)

Источник: http://www.hr-portal.ru